5 étapes pour réussir sa transition vers la facturation électronique

1. Comprendre les tenants et les aboutissants de la réforme

La première chose à faire est de comprendre cette réforme : origine, impacts, calendrier, obligations, etc. Le gouvernement met à disposition des articles explicatifs disponibles ici. De nombreux acteurs du marché offrent également des ressources plus didactiques. Obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques pour les transactions domestiques entre entreprises assujetties (B2B) dès 2026 dans l’un des 3 formats : UBL, CII (formats structurés) et Factur-X (format hybride : structuré + PDF).

• Passage d’un modèle de type “Post-Audit” à un modèle du type “Clearance”.

• Coexistence d’un Portail Public de Facturation dit PPF (équivalent de Chorus Pro) avec des Plateformes de dématérialisation partenaires certifiées dites PDP et des Opérateurs de dématérialisation non certifiés dits OD.

• Obligation d’e-reporting via la transmission des données factures à l’Administration Fiscale.

• Mise en place d’un annuaire centralisé des entreprises qui déclarent leur TVA en France administré par le PPF.

2. Faire un état des lieux de l’organisation interne : ressources, processus, écosystème, outils…

Avant de foncer tête baissée pour définir la façon dont vous allez vous mettre en conformité et vous raccorder au Portail Public de Facturation (PPF), nous vous conseillons de commencer par un état des lieux de votre organisation interne :

• Mettez à jour dès maintenant les SIRET et TVA intracommunautaire de vos fiches fournisseurs et clients.

• Listez et organisez vos processus comptables et flux factures en fonction de leur origine (B2B, B2C, international/européen/national), de leur catégorie d’achats, etc.

• Evaluez votre niveau de digitalisation : Etes-vous déjà équipé d’une solution de dématérialisation des factures ? Si oui, quelle est sa stratégie et sa roadmap face à la réforme ? Quels formats sont gérés actuellement sur cet outil ? Qui utilise cet outil ? En êtes-vous satisfait ou bien serait-ce l’occasion de changer ?

• Evaluez vos ressources internes : Vos ressources actuelles ont-elles les connaissances, les compétences et le temps nécessaires pour mener à bien ce projet qui touchera l’ensemble de l’organisation dès 2024 ? L’objectif étant de prévoir d’éventuels formations, recrutements ou bien de faire appel à des partenaires (conseil et/ou technologiques) pour vous aider.

En faisant cet état de lieux, vous saurez exactement où vous en êtes et ce dont vous avez besoin pour mener à bien cette transition. Cela vous permettra également de définir le mode de raccordement au PPF (direct, indirect ou mixte) le plus adapté et organiser votre feuille de route.

3. Définir des objectifs clairs et se donner les moyens de ses ambitions

Définissez des objectifs clairs, précis et atteignables. Votre objectif se limite-t-il aux obligations légales ou bien souhaitez-vous aller plus loin pour digitaliser l‘ensemble de vos processus achats, comptabilité et de traitement des factures ?

 Avec la réforme et l’obligation d’accéder au détail des factures électroniques, les solutions du marché pourront apporter de nouveaux bénéfices aux métiers :

• Conformité par rapport aux contrats

• Meilleure régularisation des factures sans commande

• Rapprochement avec le bon de commande et le bon de livraison facilité

• Utilisation métiers des informations présentes sur les factures

• Optimisation du paiement

• Affectation comptable plus juste et détaillée

• Meilleure analyse des dépenses par catégorisation d’achats à la ligne

• Meilleure détection de fraude

• ….

Sondez le marché pour comprendre ce que chaque acteur propose aujourd’hui et sa feuille de route relative à la réforme et au-delà.

4. Plateforme, Opérateur de dématérialisation et/ou Portail Public de Facturation ? À chaque entreprise sa solution

Penchez-vous désormais sur le/les meilleur(s) mode(s) de connexion avec le PPF.

En direct avec le Portail Public de Facturation

c’est possible si vous savez sans l’aide d’un intermédiaire :

• Créer, émettre et récupérer sur le PPF vos factures dans au moins l’un des formats du socle : CII, UBL ou Factur-X.
• Déposer les statuts obligatoires sur le portail ou par API (e-reporting)

De manière indirecte

• Via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire certifiée, si :
  • La grande majorité de vos flux de factures sont de type EDI, un raccordement avec une PDP permettra de capitaliser sur ce format déjà en place entre votre entreprise et son écosystème. En effet, seules ces plateformes sont autorisées à émettre et recevoir des factures sous d’autres formats que ceux du socle minimum.
  • Votre entreprise travaille beaucoup avec l’étranger (plus de 10 % de vos factures avec au moins un autre pays en mode dématérialisation/clearance). Dans ce cas précis, la PDP vous permettra d’être en conformité avec les réglementations des pays en mode dématérialisation/clearance.

• Via un Opérateur de Dématérialisation. Bien que non certifiés directement, les OD offriront in fine les mêmes avantages qu’une PDP :
  • Un seul point d’entrée et de sortie de toutes vos factures. L’OD se chargera de faire le lien avec vos fournisseurs, vos clients et les autres plateformes PDP et PPF et vous permettra d’éviter de vous connecter aux différents portails pour déposer et récupérer les factures.
  • Une aide pour la création, l’émission, la réception et le traitement des facture sous l’un des 3 formats du socle.
  • Une gestion du cycle complet de la facture et des processus associés : rapprochement, gestion des litiges, statuts, etc.

De manière hybride

Selon le format de facture, sa provenance, sa catégorie, etc. vous pouvez tout à fait passer à la fois par le PPF, une PDP et/ou un OD en vous appuyant sur votre cartographie des flux préalablement réalisée. Afin de garantir le succès de cette gestion hybride, il vous faudra vous assurer d’avoir :

• Une politique de traitement des factures clairement définie, partagée et comprise par les différentes parties prenantes en interne comme en externe. 
• Suffisamment de ressources pour gérer cette complexité en cas de litige, problèmes techniques, etc.

5. Prévoir les impacts métiers, technologiques et conduire le changement

Que ce soit lors de la définition des objectifs, de la feuille de route, du choix du mode de raccordement au PPF, réfléchissez bien aux impacts sur votre business. La réussite de ce projet de transition reposera sur :

• Votre capacité à conduire le changement auprès des différents acteurs, en s’assurant que, quelle que soit la facture, les différents acteurs retrouveront facilement les informations dont ils ont besoin pour la traiter.

• La mise en place d’une infrastructure technologique adaptée capable de gérer tous les cas métiers et tous les flux.

Un connecteur intégré à la suite S2P

Vous l’aurez compris, cette réforme aura un impact considérable sur votre entreprise et son écosystème et doit attirer toute votre attention si vous souhaitez être prêt dès 2024.

Chez Corcentric, nos équipes préparent activement ce changement afin de garantir la conformité à nos clients dès 2024. Pour cela, nous avons d’ores et déjà intégré à notre solution P2P, un connecteur Factur-X pour tous les fournisseurs déjà passés sur ce format.

Si vous souhaitez en savoir plus sur notre offre n’hésitez pas à consulter notre page dédiée Facturation électronique - Corcentric vous accompagne dans cette transition ou à nous contacter contactfrance@corcentric.com