La dématérialisation des factures ou l’occasion pour les achats de gagner en efficacité

Alors que de nouvelles obligations légales à dématérialiser les factures s’enchaînent depuis le 1^er janvier 2020, certaines structures achats avouent redouter de nombreux blocages en interne. Pierre-Alexandre Goulmot, directeur des achats de NRJ et président du Club des Managers Achats, dévoile par exemple que « de nombreuses réticences existent sur le sujet » au sein de son groupe.

Pourtant, à l’horizon des années 2025 et 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront en effet émettre leurs factures sous format électronique. Les grands groupes ouvriront le bal dès 2024, tandis que les ETI, PME et TPE devront se mettre par suite en ordre de marche. La facture dématérialisée n’est donc plus un moyen comme un autre, elle constitue désormais une obligation.

Une manière de développer les relations entre Achats et Finance

Perçue comme une contrainte, la dématérialisation des factures permettra aux entreprises, selon toute apparence, d’améliorer et d’optimiser une grande partie de leurs processus financiers. Selon Alexandre Coulon, responsable du département GIEDE du groupe Delta, les entreprises devraient profiter de cette période pour enclencher enfin ce processus en interne. Mais pour cela, il est absolument nécessaire de s’entourer d’experts en la matière et se défaire d’un certain formalisme. « La politique de conduite du changement doit être insufflée », plaide-t-il, ajoutant que la facture dématérialisée a une valeur probante. 

Les bénéfices à digitaliser sont nombreux pour les entreprises ; la dématérialisation des factures permettant d’une part de réduire considérablement la charge administrative. Sans oublier le coût de traitement. Les gains de productivité et la diminution des coûts associés ne seront que plus grands, appuie Alexandre Coulon.

La dématérialisation des factures permet d’autre part la prévention des fraudes et le rapprochement des commandes. En usant de cette démarche, les entreprises pourront également tracer le process achats d’une manière plus sûre. La saisie automatique de la donnée, fidèle, facilite l’engagement d’un processus de vérification réactif, explique Alexandre Coulon. Il devient dès lors plus simple de bâtir un audit fiable, à la faveur de l’ensemble des documents de sourcing, jusqu’à la phase de facturation.

Une relation fournisseurs enrichie

En s’investissant dans l’action de dématérialisation, les directions achats pourraient se développer et gagner grandement en réactivité. Elles pourraient aussi réduire considérablement le temps consacré au traitement des factures et participer à raccourcir les délais de paiement, comme l’explique Alexandre Nedeljkovitch, spécialiste de la signature électronique chez Adobe.

Pour les Achats, disposer d’une vision claire sur l’ensemble des dépenses engagées leur permettra d’être plus efficients, consolidant par la même occasion leurs relations avec leurs fournisseurs. En cette période de crise, durant laquelle matières et composants demeurent en tension, construire une relation durable ne peut être que bénéfique, cela en s’appuyant sur un contrôle continu de l’engagement des dépenses.

Mais l’une des convives note que la théorie est bien souvent différente de la pratique. Cela pour une raison notamment : la réception de la commande se fait fréquemment attendre. Pour raccourcir le délai de paiement, il faut donc en premier lieu raccourcir le délai de traitement. Thomas Decamp, strategic business development manager de Proactis, assure pour sa part que le processus de dématérialisation et de digitalisation représente une formidable opportunité d’optimiser l’ensemble de ses process. Il contribue à simplifier, coordonner et sécuriser l’accès aux factures, en respectant les règles fiscales adoptées. 

Les acheteurs abandonnés à leur propre sort

S’il avoue n’avoir rien contre le fait d’engager cette démarche, Pierre-Alexandre Goulmot note toutefois que « la grande difficulté de la transformation numérique, c’est de changer la roue de la voiture sans l’arrêter ».  

La dématérialisation réclame donc une adaptabilité de tous les instants. Mais pour les directions achats, cela passe par un engagement de la fonction finance et de toute la structure groupe. Or, elles sont bien seules au moment de s’en préoccuper, tandis que le temps manque et que chacune des fonctions semble camper sur ses positions.