Le groupe FDJ mise sur l’escompte dynamique pour payer plus vite ses fournisseurs

Moins de 5 % des 25 000 à 30 000 factures traitées par an par le groupe Française des Jeux (FDJ) pour 500 millions d’euros d’achats sont désormais payées en retard. Le délai moyen de paiement du groupe est de 38 jours, soit douze jours de moins qu’en 2018, lorsque la FDJ s’est vu infliger une amende de 135 000 euros par la DGCCRF pour ses manquements. « Cela fait quatre ans que nous travaillons sur notre process interne pour réduire les délais de paiement », rappelle Guillaume Antier, qui a pris les rênes de la direction achats en début d’année 2021, alors qu’était finalisé le dossier de demande de labellisation RFAR (relation fournisseur achats responsable). Le respect des délais de paiement a pesé lourd dans la décision d’attribution du label RFAR au groupe, en mai dernier.

Avec la crise sanitaire les besoins de trésorerie sont devenus encore plus aigus pour beaucoup de nos fournisseurs

C’est aussi une évidence au regard de la nature du panel de la FDJ « plus de 70 % de nos fournisseurs sont des PME ou des TPE ; 80 % sont situées en France », indique Guillaume Antier, qui précise : « avec la crise sanitaire les besoins de trésorerie sont devenus encore plus aigus pour beaucoup de nos fournisseurs. » Lors du premier confinement la direction achats a donc mis en place une cellule de médiation qui regroupait le médiateur interne, la comptabilité, les achats responsables, le juridique. Cette cellule a traité en 2020 une quarantaine de dossiers, principalement des demandes d’avance de trésorerie.

10 à 20 % des fournisseurs concernés

Son existence a été prolongée et le 30 septembre dernier, la direction achats a décidé de déployer en complément la solution d’escompte dynamique C2FO. « C2FO a vocation à toucher un nombre beaucoup plus important de fournisseurs et ce, de manière pérenne », explique Guillaume Antier. A ce jour, une vingtaine de fournisseurs du groupe utilise ce service. L’objectif, à terme, est d’embarquer entre 10 % et 20 % des fournisseurs.

Le directeur achats ne doute pas de l’intérêt des fournisseurs pour cet outil dont il salue la souplesse d’utilisation : « le fournisseur est autonome. Une fois enregistré auprès de C2FO, il se connecte à la plateforme, voit immédiatement les factures que nous avons validées et qui sont payables par anticipation, propose lui-même le taux d’escompte qu’il souhaite - en fonction du coût financier en euros que cela représente - et obtient immédiatement le montant de factures que nous sommes capables de payer en anticipation pour le taux proposé »

De son côté, le groupe FDJ indique à C2FO le niveau de trésorerie disponible sur une période donnée, ce qui permet de définir le volume global de factures payables par anticipation sur cette période. Il communique ensuite à C2FO les factures validées par la comptabilité, sur lesquelles le fournisseur peut demander un paiement anticipé sur la base d’un escompte.

La dématérialisation, étape décisive

Avant de mettre en place ce service, encore fallait-il que le temps que met une facture à être réputée payable soit réduit au minimum. La mise en place la dématérialisation des factures en février 2019, via Tradeshift a été une étape clef sur ce chemin. Les factures sont aujourd’hui à 80 % dématérialisée via Tradeshift ; 15 % sont numérisées par un partenaire (groupe Bernard) puis injectées dans la comptabilité sous Oracle. « La crise a servi d’accélérateur à la digitalisation des factures fournisseurs. Entre le premier confinement et aujourd’hui nous sommes ainsi passés de 50 % à 80 % des factures déposées sur notre plateforme Tradeshift », rappelle Guillaume Antier.

La réduction des délais de paiement fournisseurs est aussi passée par une refonte de nos processus d’engagement et de validation de commandes

 « La réduction des délais de paiement fournisseurs est aussi passée par une refonte de nos processus d’engagement et de validation de commandes, afin de réduire les délais de traitement internes et de limiter les engagements hors process (factures sans commande…) », complète la directrice finances, Edeline Minaire.

La directrice finances souligne également l’importance d’informer les quelque 200 parties prenantes des actes d’achats au sein du groupe sur les blocages potentiels. « En 2017, les retards de paiement provenaient notamment d’un défaut d’alerte des acteurs sur les blocages liés à des réceptions en attente de validation de leur part, analyse Edeline Minaire. Depuis, nous avons mis en place des outils de pilotage. Chaque vendredi, tous les acteurs concernés reçoivent par mail la liste des factures bloquées, échues ou dont l’échéance de paiement est proche et sont informés de la cause du blocage. Cela nous permet d’être beaucoup plus réactifs et contribue ainsi à maintenir le volumes de factures en retard de paiement à un niveau extrêmement faible. »

Les équipes comptables ont complètement changé de métier

Dans les services comptabilité fournisseurs, ces évolutions ont entraîné une véritable révolution sur le plan des compétences mises en œuvre. « Les équipes comptables ont complètement changé de métier. En deux ans, elles sont passées d’opératrices de saisie de factures à un vrai métier d’analyse et de contact avec les opérationnels et les fournisseurs », explique la directrice finances. Son équipe comptabilité PtoP est constituée de huit personnes dont deux personnes dédiées à l’enrôlement des fournisseurs sur Tradeshift.