Ivalua : « Les directions achats doivent être partie prenante de la réforme sur la dématérialisation »

Pourquoi les directeurs achats doivent-ils urgemment s’intéresser au sujet de la dématérialisation ?

Olivier Durand : Les directions achats doivent être partie-prenante de la réforme sur la dématérialisation, parce que c’est l’intégrité de la chaîne de paiement des fournisseurs qui est en jeu. Si, à un moment donné, un problème dans la chaîne de paiement empêche de payer un fournisseur, a fortiori un fournisseur stratégique, cela devient extrêmement problématique. C’est donc évidemment un sujet que les directions achats doivent prendre en main, notamment parce qu'elles ont des leviers pour faire en sorte que les choses se passent bien. Elles doivent s’assurer que les fournisseurs seront capables d'être au rendez-vous de la réforme et émettront des factures conformes, en fonction du phasage défini par la réglementation. Les directions achats doivent aussi s’assurer, avec leur direction financière, que tout est mis en œuvre pour recevoir ces factures au format XML principalement, mais aussi dans des formats hybrides PDF-XML.

Quels sont les grands jalons de la réforme à retenir ?

OD : Une première phase pilote va démarrer en janvier avec un nombre limité de plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sélectionnées par la Direction générale des finances publiques. Dès janvier nous serons dans une première phase pilote de traitement des factures.

En tant que PDP, nous ne nous positionnons pas seulement sur la partie réception mais aussi émission de factures

Quelle est la réponse d’Ivalua à ce sujet ?

Frédéric Arénas : Ivalua a lancé le processus pour se positionner comme une PDP, un rôle dévolu à des acteurs privés partenaires de l’Etat dans la mise en œuvre de cette réforme, à la fois sur les volets facturation et reporting électroniques. En discutant avec nos clients, directions achats et directions financières, nous nous sommes rendu compte que, avec notre solution de facturation électronique globale, c’était pour nous un positionnement naturel. Nous gérons déjà des flux de factures au travers de notre solution Procure-to-Pay (P2P). En tant que PDP, nous ne nous positionnons pas seulement sur la partie réception mais aussi émission de factures. Nous avons toutes les capacités technologiques pour le faire, que ce soit en termes de traitement ou de sécurisation des flux.

Comment acquière-t-on le statut de PDP que vous cherchez à obtenir ?

OD : La direction générale des finances publiques a mis en place depuis mai un service d’immatriculation qui va nous accompagner pour compléter notre dossier, jusqu’à la fin de l’année. Nous allons réaliser des tests d’interopérabilité avec le portail public en décembre. L’objectif est que, au démarrage de la réforme, en 2024, nous disposions d’un numéro d’immatriculation dont le renouvellement sera ensuite soumis à audit tous les ans.

Comment cette nouvelle fonctionnalité s’interface-t-elle avec la solution Ivalua Buyer ?

OD : Nous avons conçu ce service baptisé Government Gateway comme un service qui vient par-dessus notre solution P2P, de sorte qu’il puisse être proposé de façon indépendante à des sociétés qui voudraient connecter leur ERP en réception ou en émission de factures. Pour nos clients existants, l’intégration va se faire naturellement entre leurs solutions de gestion de factures fournisseurs et ce PDP. Nous allons fournir en standard une connexion via API entre cette PDP et notre solution Buyer. Nos clients peuvent aussi avoir un autre PDP et adopter uniquement notre solution de facturation fournisseur. L’approche est complètement modulaire.

Quels bénéfices les directions achats peuvent-elles attendre de cette réforme en termes de fluidification de la relation fournisseurs ?

FA : Le principal bénéfice opérationnel tient à la qualité de la relation et à l’interconnexion avec les fournisseurs. Avec une plateforme unifiée, les données sont nativement connectées les unes aux autres. Lorsque la comptabilité reçoit les factures, elle peut remonter jusqu’au bon de réception et au bon de commande dans la même solution de manière instantanée et lisible. Cela permet de fluidifier et de fiabiliser le partage d’information en apportant une vision commune de la facture entre acheteurs et fournisseurs.

Au-delà de l’aspect réglementaire, la dématérialisation offre une opportunité d’automatiser la validation des factures au travers d’une plateforme P2P

Une plateforme PDP doit aussi avoir la capacité d’intégrer différents types de flux et modèles fiscaux. En France, nous sommes actuellement en post-audit et nous serons demain en contrôle continu, la solution doit donc avoir la capacité de gérer ces deux cas de figures de manière transparente pour l’utilisateur. Il est également important que les taxes présentes sur les factures soient les bonnes. Si la facture découle d’un processus P2P avec une commande dans laquelle les éléments de taxe sont déjà apparents, cela permettra d’améliorer la gestion de la facture et sa validation. Au-delà de l’aspect réglementaire, la dématérialisation offre une opportunité d’automatiser la validation des factures au travers d’une plateforme P2P.

Quelles sont les possibilités supplémentaires offertes par la dématérialisation en matière de gestion de trésorerie ?

FA : En plus de fluidifier le traitement des factures, le fait d’avoir une solution P2P incluant la facturation offre aussi un levier financier. En effet, en raccourcissant le temps de traitement d’une facture, cela permet d’obtenir des réductions de prix en échange d’un paiement plus rapide du fournisseur. L’entreprise peut se servir de ce levier pour optimiser sa trésorerie. Avec le contexte actuel de remontée des taux, ce sujet revient sur le devant de la scène.

Voyez-vous d’autres bénéfices aux gains de transparence qu’apportera cette réforme en matière de gestion des factures ?

FA : Cette nouvelle réglementation apportera non seulement de la transparence, entre acheteurs et fournisseurs, mais aussi avec le gouvernement et l’administration fiscale, qui cherchent à gagner en visibilité sur toutes les opérations soumises à la TVA française. Cette réforme permettra de limiter les fraudes sur la TVA et de gagner en efficacité sur certains processus de déclaration. L’Etat disposera d’indicateurs beaucoup plus précis sur les transactions en temps réel.

Le choix de la France va probablement servir de modèle ailleurs

Dans quelle mesure cette réforme française concernera-t-elle les entreprises qui ont des opérations internationales ?

OD : Tous ces changements sont déjà à l’œuvre dans d’autres pays. En Italie, par exemple, il existe une plateforme publique centralisée à travers laquelle tous les fournisseurs émettent leurs factures, et tous les acheteurs reçoivent les leurs. Le choix de la France va probablement servir de modèle ailleurs, notamment en Espagne. D’autres pays européens sont sur ce même chemin. L’Europe a publié une directive VIDA qui va contribuer à imposer l’idée que la facturation électronique s’applique par défaut. A cela s’ajoutent de nouvelles obligations de reporting sur les opérations d’achats transfrontalières. C’est pour cela que notre offre Government Gateway est mondiale afin de pouvoir s’adapter à des systèmes centraux publics dans différents pays.

La solution utilisée doit être suffisamment flexible pour intégrer des fournisseurs de pays variés. Pour cela, nous avons travaillé à des packs de déploiement rapides par pays. Ces packs permettront aussi de faire évoluer la solution au gré des nouvelles réglementations. Nous en avons développé à ce jour une vingtaine et nous prévoyons d’en avoir le double d’ici la fin de l’année.

Comment cette réforme s’est-elle intégrée dans la feuille de route technologique de Ivalua ?

FA : Un des points forts d’Ivalua est la flexibilité de sa plateforme. Grâce à son socle technologique nous avons la capacité d’adresser des nouveaux besoins, comme par exemple de nouvelles réglementations françaises comme internationales.