L’identification des risques fournisseurs passe aussi par la digitalisation

Soumises à une pression constante dans ce contexte de crise, les fonctions achats traitent de plus en plus d’enjeux d’envergure, tout en devant participer aux bons résultats de leur entreprise, qui leur demande, comme toujours, plus d’efficacité et davantage de savings. « Les achats sont au centre des conversations stratégiques sur la résilience opérationnelle, la responsabilité sociale et la durabilité. La réalisation de ces objectifs est une formidable occasion de relever de nouveaux défis », souligne l’étude de Coupa. Pour les achats, la consolidation des relations fournisseurs et la digitalisation de leur process, dans l’espoir de gagner en performance, constituent des axes majeurs de leur roadmap. Et les deux enjeux n’en sont pas moins liés.

 Le besoin de renforcer la collaboration avec les fournisseurs  

Face aux nombreuses perturbations, les organisations achats commencent à réexaminer leur approche. En effet, si certaines semblent désormais s’orienter vers des contrats dont la durée est plus limitée dans le temps, d’autres continuent de s’appuyer sur des partenaires privilégiés, avec lesquels elles souhaitent pousser la collaboration au plus haut point en ces temps incertains. Avec en ligne de mire, la sécurisation de leurs approvisionnements, qui repose sur une complète visibilité des dépenses de l’entreprise, ainsi que la sauvegarde des relations fournisseurs. « La relation entre l’acheteur et le fournisseur est si critique qu’elle peut déterminer si l’activité se poursuivra ou s’arrêtera soudainement lors d’un bouleversement », commente Coupa. 

Le spécialiste de la gestion des dépenses insiste donc sur l’importance de construire une confiance mutuelle avec les fournisseurs afin de réduire les risques liés aux tiers. « Les impacts négatifs potentiels du risque fournisseur incluent des amendes de la part des régulateurs et de sérieux dommages à la marque », met en garde l’étude.

Digitaliser pour mieux œuvrer

Pour ce faire, les directions achats se portent vers la digitalisation afin de gagner en efficience sur le sujet. La voie numérique et les datas peuvent en effet assister les achats dans la quête d’une meilleure compréhension des tiers. L’envoie de questionnaires de risques aux acteurs critiques par voie électronique en est la meilleure illustration. « Les évaluations numériques des risques réduisent le travail manuel et cela permet d'évaluer un plus grand nombre de fournisseurs et de procéder à des vérifications plus fréquentes et plus cohérentes », soutient Coupa dans son étude.

Concernant la dématérialisation des factures fournisseurs, la digitalisation a déjà fait ses preuves, le traitement électronique permettant aux structures achats de réduire leur charge administrative, tout en accélérant leur process de gestion. Cette action a également permis de diminuer le nombre d’erreurs de saisies manuelles. Ainsi, en opérant de la sorte, les directions achats accusent moins de retard et ne sont plus en proie à des erreurs grossières pouvant gêner le reporting financier, chose qui pourrait représenter un embarras évident. « Cela ouvre la porte aux paiements en doubles et à la fraude », insiste Coupa.