RFQ (Request for Quotation) : Définition, Histoire et Avantages

Utilisé dans de nombreux secteurs, le RFQ permet d’optimiser les choix d’achats en obtenant une visibilité sur les options de prix et de qualité disponibles. Ce guide explore la définition du RFQ, ses origines, son évolution, ainsi que ses avantages et les meilleures pratiques à suivre pour en tirer le meilleur parti.

Définition et Origine du Mot-clé « RFQ »

L’acronyme RFQ provient de l’anglais Request for Quotation, signifiant littéralement « Demande de devis ». Le RFQ est une étape structurée dans le processus d’approvisionnement où une entreprise décrit ses besoins spécifiques en produits ou services et invite des fournisseurs à soumettre une offre chiffrée. Il se distingue du RFI (Request for Information), qui se concentre sur la collecte d’informations générales pour déterminer la faisabilité d’un projet ou d’un contrat, et du RFP (Request for Proposal), qui implique une proposition plus détaillée avec des solutions adaptées. Ce terme est né dans les années 1970 avec l’informatisation des processus de gestion des achats, facilitant les interactions entre entreprises et fournisseurs.

Histoire et Évolution du « RFQ »

Le concept de RFQ a évolué au fil du temps pour s’adapter aux changements technologiques et aux besoins du marché. Dans les années 1990, avec l’avènement des logiciels ERP (Enterprise Resource Planning), les entreprises ont commencé à centraliser et à structurer leurs processus d’achats, rendant les RFQ plus systématiques. L’arrivée d’internet dans les années 2000 a ensuite permis d’accélérer et de simplifier la gestion des RFQ, les entreprises pouvant désormais solliciter des devis directement en ligne. Aujourd’hui, les outils de gestion de la chaîne d’approvisionnement (Supply Chain Management) intègrent des fonctionnalités avancées pour automatiser et suivre les RFQ, favorisant ainsi l’optimisation des coûts et de la qualité. Ces derniers font dorénavant partie du vocabulaire des professionnels des réponses aux appels d’offres et souvent de la proposition commerciale.

Avantages du RFQ

Un RFQ offre plusieurs avantages aux entreprises qui souhaitent acquérir des biens ou des services en structurant les documents pour faciliter la prise de décision :

• Comparaison des offres : Le RFQ permet d’obtenir plusieurs devis pour un même besoin, favorisant une prise de décision éclairée pour l’acheteur.

• Réduction des coûts : En sollicitant plusieurs fournisseurs, l’entreprise peut négocier et optimiser ses coûts.

• Amélioration de la qualité : Avec plusieurs offres, l’entreprise a accès à une meilleure diversité de produits ou services et peut sélectionner la meilleure option.

Bonnes pratiques en matière de RFQ

• Définir des spécifications précises : Des besoins clairs garantissent des devis plus adaptés et évitent les malentendus. Pour cela, l’idéal est de créer un document qui contient les spécifications détaillées des prestations et des exigences techniques liées à l’appel d’offres.

• Utiliser des plateformes sécurisées : En privilégiant des outils sécurisés, les entreprises réduisent les risques de fuites d’informations sensibles.

• Établir des critères de sélection transparents : Fixer des critères (délais, condition d’achat, qualité, packaging du produit, prévisionnel, livraison…) permet de comparer les propositions de manière équitable et objective afin de sélectionner le meilleur fournisseur.

• Suivre une évaluation rigoureuse des fournisseurs : Un processus de sélection basé sur des évaluations de qualité et de fiabilité minimise les risques de mauvaises expériences.

Conclusion

Le RFQ (Request for Quotation) est un outil essentiel pour les entreprises cherchant à optimiser leurs processus d’achats et atteindre leurs objectifs. Sa gestion rigoureuse permet d’obtenir des devis compétitifs, de choisir des fournisseurs fiables et de renforcer la transparence des transactions.