Externaliser ses achats pas pour s’en débarrasser mais pour aller plus loin
« BPO : quels achats externaliser et pour quel bénéfice ? » : Le sujet n’est peut-être pas un tabou (quoi que) mais il est tout de même peu connu parmi les directions achats françaises. En partant de l’expérience de la directrice achats indirects de Nexans, Maki Yamane et de Julien Billouard, Global Accounts Manager du groupe AGP, les participants à cet atelier-débat des HA Days Achats indirects et sauvages ont pu mesurer ce qui les sépare d’une externalisation ambitieuse.
Les trois points-clés à retenir • Aligner standard, outils et gouvernance avant d’étendre le périmètre. • Mesurer sans relâche (délais, couverture, qualité, économies, sécurité). • Traiter le BPO comme un levier d’expertise et de flexibilité, pas comme une simple réduction de coûts.
Lire l'interview de Maki Yamane, directrice achats indirects de Nexans
On externalise ses achats par manque de ressources et manque d’expertise
La logique d’arbitrage prime : capacité disponible d’un côté, expertise et effet d’échelle de l’autre.
« Nous avons externalisé d’abord le transactionnel, puis une partie du sourcing : l’objectif était clair, réallouer nos ressources internes vers les sujets à plus forte valeur. »
« Le service partagé, qu’il soit interne ou confié à un partenaire, devient un “extended workbench” : il fluidifie l’exécution et stabilise les processus. »
« L’externalisation n’est pas un dogme ; c’est un choix rationnel par catégorie, par région et par niveau de maturité. »
On n’externalise bien que ce que l’on maîtrise
Maîtriser en interne la cible et la gouvernance permet d’ouvrir sans se déposséder.
« On externalise mieux quand le processus cible est standardisé : cartographie simple, pilotes, puis extension progressive. »
« Les régions n’adoptent pas au même rythme : là où l’environnement est très local, on garde du proche, ailleurs on bascule sur le modèle industriel. »
« Outils du client pour l’alignement des gestes métiers, outils du prestataire pour le benchmark et l’intelligence catégorielle : on combine les deux. »
Des bénéfices multiples au-delà des seuls gains financiers
Gains économiques, productivité et capacité d’insight se renforcent mutuellement.
« Les premiers gains viennent des temps de cycle, de la qualité des données et d’une exécution homogène site par site. »
« Le partenaire apporte des benchmarks et une lucidité salutaire : on voit où l’on est en avance, en retard ou hors norme sur une catégorie. »
« La variabilisation de la charge est réelle : en creux d’activité, la flex ressource bascule chez le partenaire, sans tension RH côté client. »
« L’effet IA se matérialise par l’auto-sourcing, l’auto-génération de devis et des tableaux de bord maturité/RSE autrement inaccessibles. »
Comment sélectionner les prestataires et assurer un suivi efficace des performances ?
Avec un bon prestataire, le degré de maturité achats augmente. Le pilotage est rythmique : tableaux de bord, revues, décisions d’extension ou de réinternalisation selon résultats.
« On choisit sur un double critère : expertise catégorielle démontrée et interopérabilité SI (ERP, SRM, sécurité). »
« Les KPI sont partagés et réguliers : délais, taux de couverture contractuelle, savings tracés, qualité de service, conformité, cybersécurité. »
« La gouvernance compte autant que le contrat : rôles clairs, comité mensuel, et une entité “leader” qui porte les accords pour tous. »
Incompréhension, perte de contrôle, cyber risques… les écueuils de l’externalisation
La maîtrise du risque repose sur la préparation, le contrat et la discipline d’exécution. En conclusion, l’externalisation achats crée de la valeur quand elle est pilotée, graduelle et outillée.
« Off-shore, le risque d’erreur existe ; on le réduit par des spécifications claires, des seuils d’engagement et un back-office local pour les cas sensibles. »
« Cybersécurité et conformité sont des prérequis : certifications, droits d’accès, traçabilité et tests d’intrusion réguliers. »
« On ne perd pas la main si la gouvernance reste chez le client : politique achats, choix des catégories, validation fournisseur et arbitrages critiques. »