Club Planète Sourcing : Comment mener à bien son projet SI achats ?

Se lancer dans la mise en place d’un SI achats n’a rien d’évident. « Ce n’est pas un long fleuve tranquille », lance d’ailleurs l’intervenant principal de la soirée, directeur du projet SI achats, des méthodes et outils dans son entreprise, fleuron de l’industrie française. Mieux vaut être solide sur ses appuis donc si l’on veut s’y essayer. Mais un groupe, qui plus est, important, a-t-il vraiment le choix ? La théorie voudrait que les objectifs d’entreprise se déclinent à chaque département / direction / service. Comme nous le confiait dans Olivier Philippot, directeur des achats groupe de Vallourec, dans un entretien qu’il nous accordait, « les enjeux achats sont ceux de l’entreprise ».

Dès lors, la politique achats doit découler de la politique générale de l’entreprise. Et en matière de digitalisation, les Achats ont peut-être aussi tout intérêt à s’aligner sur la stratégie du groupe et ses envies en matière de transformation. Pour l’un des CPO présents pour l’occasion, qui considère que le SI achats de son entreprise est une force sur laquelle lui et ses équipes peuvent s’appuyer, il est important de se calquer sur l’approche stratégique du groupe en matière de numérique. « Notre groupe est en pleine transformation. Il faut accompagner cette dynamique et améliorer de notre côté notre SI achats ». En somme, un projet SI achats doit aussi être contributeur des objectifs posés par la gouvernance. Pour mener à bien un projet technologique de la sorte, il est important de le décomposer en phases précises et cohérentes.

L’identification du besoin, socle de la réussite d’un projet

Le plus important est de prendre conscience de notre inconscience et incorporer ce qui doit l’être pour conduire au mieux, dès l’amont, la future gestion du changement

Parti d’une feuille blanche, notre invité d’honneur, dont l’entreprise a jeté son dévolu sur l'éditeur Oalia, a pris dans son travail le temps de déterminer au mieux les besoins. Il a, avec une communauté dédiée, entamé une phase de benchmark pour identifier l’existant, les irritants et les opportunités. L’objectif de cet état des lieux : donner du temps aux retours d’expérience recueillis sur la gestion des projets passés pour demeurer cohérent et ne pas se perdre. « Le plus important est de prendre conscience de notre inconscience et incorporer ce qui doit l’être pour conduire au mieux, dès l’amont, la future gestion du changement. Un projet SI achats est un travail politique de longue haleine. Un tel programme touche un environnement complexe, des individus et leurs habitudes, des entités différentes, leur business … ». La collaboration est donc de mise ; un impératif pour concilier l’ensemble des besoins et définir une orientation générale efficiente. Pour notre invité, il est primordial de déterminer les moyens les plus efficaces d’atteindre ses aspirations. 

La rédaction du cahier des charges a constitué aussi un vecteur de réussite majeur dans le projet exposé au cours de la soirée. Ambroise Boivison, de KPMG, l’un des sponsors de la soirée, a d’ailleurs avoué « qu’il était particulièrement bien écrit », posant dès le départ « les règles du jeu. Vincent de Poret, de SAP, autre sponsor du Club Planète sourcing, a lui aussi salué la qualité du cahier des charges. « Un travail de ce type montre le respect du donneur d’ordre envers les éditeurs qui répondent ». En somme, une telle approche a permis aux Achats de mieux comprendre ce dont l’entreprise a besoin. Une manière, dès le départ, d’accroître son ROI et stimuler la création de valeur. Toutefois, pour certains convives, l'élaboration d’un cahier des charges détaillé n’est pas toujours souhaitable.

Outre les problématiques qui poussent les Achats à implémenter un outil, il est nécessaire de bien prendre en considération les utilisateurs finaux de l’outil et ne pas les balayer d’un revers de la main. C’est eux aussi qui feront la réussite du projet. « Il faut tenir compte de ce que partagent les métiers et les questionner sur leurs retours. L’amont est essentiel dans la réussite du projet. Il ne faut pas tomber dans des discussions et batailles d’experts », soutient l’un des convives. « C’est la chose la plus importante. Il faut obtenir leur adhésion, car sans cela, ils pourraient ne pas utiliser la solution. Les investissements faits dans le projet ne serviraient alors pas à grand-chose », a rappelé Vincent de Poret. « Nous constatons que 50 % des projets SI Achats échouent en amont, sont gelés ou stoppés et ce pour des raisons multiples », note quant à lui Maurice Hamoir, de Oalia, autre sponsor du CPS. « Il faut réfléchir à la manière de conduire ces projets et ne pas les calquer sur des modèles de projet ERP. Cette approche est aujourd’hui obsolète », complète Éric Decarpentries, président de l'éditeur.

Ne jamais oublier qu'à la fin, l’utilisateur est roi

Nous voulions incarner la vitesse, car laisser filer du temps est le meilleur moyen de se perdre

Ce n’est finalement qu’en identifiant les besoins existants de l’entreprise et des collaborateurs de façon précise que les Achats pourront déployer une solution réellement adaptée. Les meilleures solutions ne sont donc pas forcément les plus répandues, mais celles qui se calquent au plus près des enjeux internes à l’entreprise. Une fois tout ce travail accompli, notre intervenant indique avoir conduit les appels d’offres, éditeurs et intégrateurs, en dix mois, un temps assez court. « Nous voulions incarner la vitesse, car laisser filer du temps est le meilleur moyen de se perdre ». Une vision qui n’a pas été partagée par l’ensemble, mais qui, selon le contexte, peut s’entendre et faire sens. « Nous partions de rien, nous voulions occuper un terrain vierge et nous enrichir de fonctionnalités », répond l’intervenant. « A mon sens, il ne faut pas précipiter les choses. C’est comme cela que nous pourrions répliquer l’existant et c’est à mes yeux un piège. Il faut prendre du recul sur son approche, sa stratégie et réserver un temps suffisant à la consultation », défend de son côté l’un des convives.

Quoi qu’il en soit, vient derrière l’épineuse question de la conduite du changement. Le déploiement est forcément source de quelques résistances et les Achats ne doivent pas l’oublier ; d’où l’intérêt aussi d’impliquer toutes les parties prenantes à chaque étape du processus. « Le client découvre son besoin en détail, avec profondeur, lors de la phase de cadrage fonctionnelle. Il peut y avoir des divergences et il faut trouver un moyen de les traiter, car certaines peuvent être fondatrices », a insisté le président d’Oalia.

Pour bénéficier de la valeur d’une solution e-achats, l’organisation qui l’utilise doit le faire correctement. Un outil robuste, au panel fonctionnel très ample, n’est en effet jamais qu’un outil. Et il ne sera jamais utilisé dans son ensemble. Pour l’un des invités, un SI achats simple, dont l’UX est accessible, présente un potentiel de création de valeur sans commune mesure. Le succès doit aussi in fine avoir une définition forte, surtout lorsqu’il s’agit de projets de transformation. C’est aussi comme cela que les Achats pourront mesurer leurs gains de performance : du temps, de la fluidité, la captation et une meilleure circulation des données, l’augmentation du taux de couverture et, surtout, du taux d’adhésion.