Kactus x Bouygues Construction : des économies événementielles enfin mesurables
Dans un secteur où chaque événement est unique et les coûts très variables, mesurer les économies reste un défi pour les directions achats. Pour y répondre, Bouygues Construction et Kactus ont coconstruit un outil d’analyse qui transforme une dépense difficile à encadrer en un levier clair de pilotage budgétaire et de centralisation des dépenses.
Le MICE est une catégorie d’achats longtemps restée en dehors des radars des directions achats. Historiquement, elle a été peu suivie pour plusieurs raisons : des dépenses très décentralisées, un manque de technologies adaptées, et un fonctionnement souvent artisanal. Contrairement au business travel — où les prix sont standardisés et accessibles en temps réel — chaque événement est unique, rendant l’évaluation et la maîtrise des coûts particulièrement complexes. Aujourd’hui, cette catégorie gagne en importance stratégique, et les entreprises cherchent de plus en plus à en reprendre le contrôle.
Ainsi, Kactus et Bouygues Construction ont co-construit une méthodologie comprenant des process et des avancées technologiques permettant une meilleure visibilité des économies directes sur le MICE :
- La garantie contractuelle des meilleurs prix
La garantie contractuelle des meilleurs prix repose sur la mise en place d’accords formalisés avec les partenaires événementiels, assurant aux entreprises des tarifs compétitifs. Cette contractualisation permet de sécuriser les conditions tarifaires en amont, d’éviter les écarts injustifiés entre les événements, et de poser un cadre clair pour un pilotage optimisé des dépenses.
- Mise en concurrence systématique des fournisseurs :
Chaque demande envoyée est systématiquement mise en concurrence, incitant les prestataires à proposer leurs meilleurs tarifs.
Dans le cadre de cette mise en concurrence, les partenaires sont informés par un outil visuel et pédagogique qui leur offre une visibilité concrète sur leur positionnement par rapport au marché (Exemple : parmi les moins chers, dans la moyenne, parmi les plus chers), et leur permet d’ajuster leur offre si nécessaire. Cet outil agit aussi comme un levier pédagogique, aidant chaque partenaire à mieux se situer face à la concurrence.
- Négociations optimisées et suivies
Nos experts événementiels prennent le relais pour optimiser chaque devis en négociant les meilleures conditions auprès des prestataires. Cela se traduit concrètement par l’obtention de remises globales sur la facture finale, la réduction des coûts superflus ou le choix d’options plus avantageuses, voire l’ajout de prestations offertes (accueil café, équipements audiovisuels, etc.).
Résultats
Toutes ces négociations et remises sont suivies en temps réel dans le dashboard acheteur, avec une visualisation détaillée ligne par ligne de chaque gain obtenu sur les devis. Vous bénéficiez ainsi d’une transparence totale sur les économies réalisées — à l’échelle de chaque prestation et de manière consolidée.
En combinant ces trois leviers, Bouygues Construction et Kactus ont conçu un dispositif permettant à la fois de réduire les dépenses directes et de rendre ces économies visibles, mesurables et prédictibles. Grâce à un reporting centralisé et en temps réel, l’entreprise suit les gains obtenus sur chaque événement, ligne par ligne et au global.
Le modèle mis en place chez Bouygues Construction est totalement scalable et réplicable. Il peut être déployé à d’autres filiales ou entités du groupe et constitue une référence pour d’autres grandes entreprises souhaitant optimiser leurs achats MICE.