TotalEnergies : l’histoire d’un bulldozer sur un paquebot
Pour passer d’un acheteur approvisionneur submergé par des tâches administratives à un acheteur stratège focalisé sur la gestion de son panel fournisseurs, TotalEnergies relevé le pari de déployer en moins de 6 mois un vendor management system (VMS). Tel un véritable bulldozer, nous avons tout mis en œuvre et endosser une multi-casquette pour transformer en profondeur notre catégorie d’achats. Retrouvez-les aux Trophées des Achats lundi 16 juin au Théâtre Mogador.
Il était une fois, dans le vaste océan des achats indirects, un paquebot nommé TAS (Services d’Assistance Technique au sein de la catégorie « Intellectual services »). Ce paquebot avait besoin d’une rénovation complète pour naviguer plus efficacement et répondre aux besoins croissants de ses passagers. À bord de ce paquebot se trouvait une équipe spéciale, connue sous le nom de « Bulldozer », dirigée par Florian Lambolez et Oriane Guerin.
Le premier chantier, baptisé « Deep Analysis », fut lancé à la fin de 2022. L’équipe du Bulldozer se mit à diagnostiquer la catégorie assistance technique. Ils découvrirent des défis de taille : plus de 1300 lignes de tarifs à gérer, un manque de reporting sur les prestations, et une gestion récurrente et chronophage des appels d’offres. Ce diagnostic permit de mettre en lumière les zones nécessitant une intervention urgente.
Le deuxième chantier, intitulé « Reconstruire sans arrêter le paquebot », visait à définir une nouvelle stratégie « buyerless & data-driven » pour maximiser le taux de couverture contractuelle et centraliser la donnée jusqu’alors inexistante. Cela impliquait la refonte du panel fournisseurs, le lancement d’appels d’offres de référencement uniques (avec 150 fournisseurs au départ), et une transformation organisationnelle majeure. La nouvelle organisation, nommée « 2E2S », se concentra sur l’augmentation de la performance économique et le renforcement des relations avec les clients internes, transformant ainsi le rôle de l’acheteur en un véritable stratège.
Le troisième chantier, « déployer sur le périmètre France et pérenniser », introduit le vendor management system (VMS) de LittleBigConnection comme pierre angulaire de la nouvelle stratégie. Le VMS permit d’optimiser les processus internes et de centraliser la gestion des achats de prestations intellectuelles. En six mois, les processus d’achat, le rôle de l’acheteur et la mesure de la performance de nos fournisseurs furent transformés.
Enfin, le quatrième chantier, « Dupliquer le modèle », visa à avoir de l’impact pour l’ensemble pour l’ensemble de la compagnie, au-delà du siège et du périmètre France. Le bulldozer déploya les contrats cadres à l’international. Cette étape finale a permis de standardiser les pratiques et d’assurer une cohérence dans les achats indirects à travers toutes les filiales.