Les Achats de Maisons du monde changent d'ère grâce à un outil Source to Pay

 « Nous n’avions pas d’outil de ce type, rien ne nous permettait de visualiser l’engagement de nos dépenses. Certains métiers recouraient à des solutions isolées, construites en interne par une cellule IT », Par ces mots, Marie Prévost-Miranda, responsable des approvisionnements non marchands au sein de la célèbre enseigne de distribution, d’ameublement et de décoration française, Maisons du monde, décrit en quoi l’implémentation de Corcentric a constitué un bouleversement pour les Achats. De fait, la transformation a été importante. Pour en revenir à la genèse du projet, à la suite d’un temps d’appel d’offres, Maisons du monde a jeté son dévolu en fin d’année 2019 sur Corcentric - Determine à l’époque. « La solution était celle qui répondait le mieux aux besoins de notre projet », confie la responsable des approvisionnements non marchands et administratrice de la plateforme portée par l’éditeur.

 « Il n’y a pas à dire, l’outil a vraiment révolutionné notre quotidien. Nous sommes passés du Moyen-Âge à la modernité », retrace Marie Prévost-Miranda. Et pour cause, aujourd’hui bien intégrée, la solution, qui couvre l’ensemble des achats non marchands du groupe sur la partie procure-to-pay, est venue permettre à Maisons du monde de gagner en visibilité sur l’ensemble des engagements pris par ses départements, de mieux piloter ses dépenses et ses budgets. Une grande avancée pour le groupe qui n’était pas pourvu en outil de ce type et qui a ainsi pu repenser en profondeur ses méthodes de travail et son approche.

La conduite du changement, un passage douloureux 

En tout et pour tout, l’implémentation de l’outil a duré près de sept mois. Durant cette période, de nombreux ateliers de travail se sont tenus. À cela s’ajoute le recours à une prestation d’AMOA pour maximiser la réussite de l’implémentation. « C’est une pratique courante, mais particulièrement importante à mes yeux, commente Marie Prévost-Miranda. Il faut l’appliquer, au risque sinon de se rater. Cela permet d’avoir une interface entre le client et l’éditeur, qui veulent souvent en venir à la même chose, mais qui ne parlent pas toujours le même langage. C’est un facilitateur certain ». De son côté, Corcentric a pris le parti dans son modèle de laisser une majorité du paramétrage de la solution dans les mains de son client. « C’est une bonne chose, cela permet de régler de nombreux sujets. La maîtrise des référentiels et leur imbrication nécessitent un temps d’apprentissage mais, après la montée en puissance, les bénéfices de l’outil sautent aux yeux », salue la responsable approvisionnement.

Une équipe pluridisciplinaire a par ailleurs été montée afin d’impliquer les métiers en amont et gagner rapidement en maturité organisationnelle. Aujourd’hui, un peu plus de 700 personnes utilisent la solution portée par Corcentric au sein de Maisons de monde. Un chiffre qui représente près de 10 % des effectifs du groupe. À cet égard, la question de la conduite du changement semble des plus importantes. Pourtant, si elle a bien été identifiée, cette dimension aurait pu être mieux appréhendée indique Marie Prévost-Miranda.

Une expérience utilisateur de qualité permet plus simplement l’adhésion

« La conduite du changement et la communication sont des éléments clés pour réussir un tel projet. Dire cela, c’est enfoncer une porte ouverte finalement. Toutefois, dans les faits, ces aspects génèrent de vraies difficultés et absorbent les retards ainsi que les décalages dans la mise en œuvre du projet.  Il est facile de faire cette analyse trois ans après, pourtant, malheureusement, ce sont des points difficiles à reprendre à posteriori ». Si la solution n’a rien d’impraticable, Marie Prévost-Miranda concède que l’expérience utilisateur n’est pas toujours au rendez-vous. « Après quelques années de recul, c’est un point essentiel, que nous n’avons peut-être pas assez pris en compte lors de l’appel d’offres et de l’implémentation. Une expérience utilisateur de qualité permet plus simplement l’adhésion.

Outre la conduite du changement en interne, Marie Prévost-Miranda évoque la résistance au changement affichée par certains fournisseurs. Un élément souvent oublié et pourtant primordial, à ne surtout pas négliger. Et pour cause, ils doivent composer avec une multitude d’outils et de process. « C’est un aspect que nous avions sous-estimé. De plus en plus d’entreprises s’outillent et chacune va de sa solution PtoP. Pour les fournisseurs, c’est autant de plateformes auxquelles s’adapter et de process à respecter. Ils ont face à eux potentiellement autant d’outils que de clients et cela accroît sensiblement leurs ETP sur la partie recouvrement et autre », explique la responsable des approvisionnements non marchands. Une composante qui est toutefois difficile de prendre à revers pour Maisons du monde, mais qui demeure un vrai point de vigilance pour sa direction des achats non marchands.

D’innombrables bénéfices à l’utilisation

Les occasions pour communiquer et interagir avec les fournisseurs sont bien plus nombreuses

Tout cela ne doit néanmoins pas faire oublier les bienfaits de la plateforme de Corcentric. « Avec une telle solution, le champ des possibles est vaste », salue Marie Prévost-Miranda. Si la customisation et certains modules restent soumis à des questions budgétaires, Corcentric permet de resserrer le pilotage de la relation fournisseurs. « Les occasions pour communiquer et interagir avec les fournisseurs sont bien plus nombreuses, à travers la mise à jour des bases ou des données bancaires, la mise en place de certifications et l’évaluation fournisseur. C’est un outil collaboratif en tout point », expose la responsable des approvisionnements non marchands. Par ailleurs, Maisons du monde a également pu satisfaire l’un de ses principaux objectifs : la garantie d’une sécurisation des engagements avec des niveaux de responsabilité traduits dans des workflows d’approbation. « La sécurisation des engagements est également une avancée majeure », fait savoir Marie Prévost-Miranda.

La direction des achats non marchands peut aussi piloter et dresser des bilans d’engagements à l’instant T. « C’est un point indispensable aujourd’hui pour pouvoir conduire efficacement les organisations dans des contextes particulièrement difficiles, que nous traversons tous depuis quelques années », indique Marie Prévost-Miranda. Les gains de fiabilité sur les enregistrements de facture sont quant à eux conséquents. Maisons du monde profite en effet d’un process de passation de commandes entièrement digitalisé. Le taux de couverture achats a de fait progressé. Le sujet des délais de paiement, lui, a pu être pris à bras le corps. « La solution décloisonne les équipes et permet de mieux appréhender le sujet des délais de règlement, qui est l’affaire de tous et pas l’unique responsabilité d’un service comptabilité ».

La data comme vecteur de progrès 

Le pilotage des achats par la data n’est pas encore systématisé, or cela pourrait nous faire passer une nouvelle marche

Sur la question de la data, la traçabilité de l’information et la fiabilité des données sont deux autres progrès sur lesquels la direction des achats non marchands peut capitaliser. « Nous disposons de photos précises en temps réel. Il était essentiel de se positionner sur le sujet, auparavant, la collecte de la donnée auprès de tous les départements prenait du temps. Aujourd’hui, l’outil nous garantit une traçabilité à 100 % de la donnée », raconte Marie Prévost-Miranda. La marge de progression en la matière est toutefois immense. « Nous avons encore beaucoup de progrès à faire. Le pilotage des achats par la data n’est pas encore systématisé, or cela pourrait nous faire passer  une nouvelle marche. Il nous reste encore quelques passerelles avec des systèmes tiers à monter pour centraliser, fiabiliser les données et fluidifier l’ensemble des transactions », projette Marie Prévost-Miranda.

Par ailleurs, l’outil Corcentric peut encore monter en gamme si Maisons du monde en fait le choix. Et la direction des achats non marchands le sait pertinemment. « Les possibilités sont nombreuses, l’outil est très complet et peut être enrichi avec des extensions et fonctionnalités. Je pense notamment à la gestion complète de la vie du contrat, à savoir le module full CLM », note Marie Prévost-Miranda. Prochaine étape désormais : le lancement d’un appel d’offres auprès acteurs tiers de confiance pour la partie conformité fournisseurs.