Weproc x Sacem : Projet EPROC
Coconstruite en agilité avec la direction achats, Eproc offre une autonomie complète aux prescripteurs internes. Elle fournit une aide à la décision grâce au comparatif automatique des TJM des fournisseurs référencés. Entièrement automatisée, la plateforme s’interface avec l’ERP et couvre le processus de bout en bout jusqu’au passage de commande, dans le respect des règles internes Sacem.
Notre projet Eproc représente une transformation majeure dans la gestion des achats à la Sacem. Développé en co-construction avec la direction achats selon une méthodologie agile, ce projet répond à des enjeux stratégiques d’efficacité et de conformité.
Contrairement aux solutions existantes qui ne proposent pas d’outil dédié à la prestation intellectuelle informatique (P2I), Eproc se distingue par sa capacité à s’adapter à tous types d’achats directs. Cette agilité de customisation a été déterminante dans le choix de cette solution, permettant de répondre précisément aux besoins spécifiques de la Sacem.
La plateforme Eproc redéfinit le rôle des prescripteurs internes en leur offrant une autonomie. Cette autonomisation des prescripteurs constitue un changement culturel majeur au sein de l’organisation, renforçant la responsabilisation des clients internes tout en évitant les échanges de mails sans valeur ajoutée.
Eproc intègre également des fonctionnalités avancées d’aide à la décision qui transforment l’approche d’évaluation des offres. Cette dimension permet des choix plus éclairés et objectifs, garantissant une sélection optimale de l’offre fournisseur tout en assurant la traçabilité complète du processus décisionnel et dans le respect du budget.
En outre, l’innovation technologique d’Eproc réside dans son automatisation complète de la chaîne de valeur. Cette automatisation élimine les ruptures dans la chaîne de traitement et réduit considérablement les risques d’erreurs manuelles, tout en offrant une traçabilité complète des opérations et une disponibilité 24/7.
La plateforme révolutionne également l’approche d’analyse des TJM. Ce dispositif permet une optimisation budgétaire tout en garantissant l’adéquation entre le niveau de compétence requis et le coût de la prestation, contribuant ainsi à une gestion plus efficiente des ressources de la Sacem.
Enfin, la mise en œuvre d’Eproc s’accompagne d’une transformation profonde des relations entre les différentes parties prenantes. Cette évolution culturelle a permis de transformer la perception de la fonction achats au sein de la SACEM, passant d’un service support traditionnel à un contributeur stratégique reconnu pour son apport à la performance globale de l’organisation.
Impact et résultats
Depuis sa mise en production, Eproc a démontré des résultats tangibles :
- Réduction du temps de traitement administratif des appels d’offres
- Amélioration de la satisfaction des prescripteurs internes
- Économies réalisées sur les coûts de gestion
- Conformité renforcée des achats directs désormais traçables et auditables dans leur exhaustivité
Cette solution innovante positionne la Sacem comme pionnière dans la digitalisation des processus d’achats dans le secteur des organismes de gestion collective, créant un modèle susceptible d’être adopté par d’autres structures similaires. La flexibilité d’Eproc, qui dépasse largement le cadre restrictif des solutions P2I existantes sur le marché, ouvre également de nouvelles perspectives pour une gestion globale et intégrée de tous les types d’achats directs.