Quelques clés pour traiter plus efficacement ses achats de classe C

Les achats de classe C représentent pour toute direction des achats de véritables sources d’embarras, tant ils sont peu stratégiques. Ceux-ci peuvent être définis comme étant tous les achats ponctuels, ou peu récurrents et de faibles montants concernant des produits, biens ou services nécessaires à l’organisation pour assurer son bon fonctionnement. Une tâche qui mobilise de nombreuses ressources humaines et un temps colossal et sur laquelle les acheteurs n’ont que peu de valeur ajoutée à apporter. 

Ces achats empêchent les acheteurs de se concentrer sur des actions à forte valeur ajoutée … Ils apportent peu de lien dans leur quotidien et génèrent peu d’impacts

Et pour cause, en général, les achats de classe C représentent 5 % des dépenses, 75 % des fournisseurs et plus de la moitié des commandes passées. Un volume d’achats minuscule donc, partagé sur un grand nombre de fournisseurs et générant un nombre de commande immense. Un grand nombre de commande qui oblige aussi par ricochet la comptabilité à administrer plus de factures. « Ces achats empêchent les acheteurs de se concentrer sur des actions à forte valeur ajoutée, leur temps est cannibalisé par ces petits achats de fournitures de bureaux, de pièces techniques ou encore de services marketing. Ils apportent peu de lien dans leur quotidien et génèrent peu d’impacts, notamment dans la captation des innovations », défend Jeremy Ferrer.

Des outils à disposition pour piloter ces achats 

Pour mieux tenir ces achats, qui ne nécessitent pas d’entretenir des relations de longs termes avec les fournisseurs, il existe des outils de digitalisation pour accélérer et simplifier la consultation d’un grand nombre de fournisseurs. D’autres permettent une gestion de commande plus adaptée à ce type d’achats. Une véritable aubaine quand le coût de maintien d’un fournisseur dans sa base peut coûter cher. « Enregistrer un fournisseur, contrôler sa situation financière, collecter des documents et le maintenir ensuite en vie dans sa base a un coût. Même si pour beaucoup de gros industriels, l’essentiel réside dans la notion de temps à accorder aux tâches importantes », rappelle Jeremy Ferrer. 

Le premier levier qui s’offre à eux est le catalogue. « La logique n’est pas d’obtenir les meilleurs prix en prenant chaque produit de façon isolée, mais bien de réfléchir en globalité de manière efficace. Le but reste de faire gagner du temps à ses équipes dans l’acte d’achat et de leur apporter de la productivité », explique Jeremy Ferrer. Il en existe deux formes, le Punch-out et le catalogue hébergé. Le premier est un catalogue électronique faisant partie intégrante des solutions d’e-procurement, avec une interface entre la solution e-achat du client et le site Internet du fournisseur.

Il permet aux entreprises d’avoir un accès direct à l’offre qu’ils ont négociée avec leurs fournisseurs et de profiter d’un panel de produits choisis. Le catalogue hébergé est quant à lui archivé dans le système P2P du client. Contrairement aux Punch-out, qui proposent une offre large, les catalogues hébergés sont particulièrement adaptés à la gestion de listes d’un certain nombre de produits.

L’externalisation des achats comme alternative

En plus de proposer une palette du pilotage du processus transactionnel, Sourcing Force a fait de sa spécialité l’externalisation d’une partie de la fonction achats, cela pour la débarrasser des tâches chronophages comme les achats de classe C. Leur externalisation consiste au transfert de responsabilité d’activités vers un tiers, avec obligation de résultat.

Cela permet aux Achats de passer de centaines de fournisseurs parfois à un interlocuteur unique

Ce service suppose en amont l’intégration des prestations élémentaires des Achats, pour la confier ensuite, partiellement ou dans sa totalité, à un mandataire spécialisé, lequel sert d’intermédiaire administratif et financier, qui achète auprès d’un fournisseur. « Cela permet aux Achats de passer de centaines de fournisseurs parfois à un interlocuteur unique, à qui il est confié le sourcing, l’enregistrement et le suivi du fournisseur », expose pour conclure Jeremy Ferrer.