Combien de temps faut-il consacrer à un dossier d’achat indirect ?
Une étude menée par Unite et l’Université des sciences appliquées de Leipzig sur les achats indirects décortique le temps moyen que consacrent les entreprises aux différentes phases du process d’achats indirects : Sourcing, gestion de la demande, gestion des fournisseurs et P2P.
Ce sondage a recueilli les réponses de 181 professionnels des achats (73 % de responsables ou directeurs des achats) d’un panel d’entreprise assez équilibré en termes de taille : 23 % de PME (moins de 1 000 salariés), 43 % d’entreprises entre 1 000 et 10 000 salariés et 28 % d’entreprises de plus de 10 000 salariés. Un tiers des entreprises du panel dépensent moins de 10 millions d’euros par an, un autre tiers entre 10 et 100 millions d’euros, le dernier tiers plus de 100 millions d’euros et 20 % des répondants du panel ont plus de 250 millions d’euros d’achats dans leur portefeuille d’achats indirects. Seul 4 % des entreprises interrogées n’ont pas d’effectif dédié aux achats indirects. La moitié de ces entreprises disposent de plus de quatre acheteurs et 17 % ont plus de 25 acheteurs.
17 heures de sourcing par dossier d’achats
Pour chaque dossier, le temps consacré par une entreprise aux activités de sourcing (sélection des fournisseurs, évaluation des offres, négociation, contractualisation…) est en moyenne de 17 heures. La partie la plus chronophage. Sur ce total, la part la plus importante est prise par la gestion des appels d’offres (évaluation, négociation et conclusion du contrat) qui prend en moyenne 12 heures.
Gestion de la demande : 26 heures par dossier d’approvisionnement
La part la plus importante de l’activité d’achats est consacrée à la gestion de la demande (analyse des dépenses, planification de la demande, établissement de rapports et définition des exigences) qui prend en moyenne 26 heures par dossier d’approvisionnement. Ce chiffre tombe à 20 heures dans les plus grandes entreprises avec une moyenne de 100 dossiers gérés par an. A elle seule, la partie analyse planification et reporting occupe 18 heures dans l’emploi du temps d’un acheteur par dossier d’approvisionnement.
6 heures par fournisseur par an
Le temps consacré à la gestion des fournisseurs (intégration et conclusion des contrats avec de nouveaux fournisseurs, supervision des contrats existants et accompagnement tout au long de l’année) est estimé à environ 6 heures par fournisseur par an pour une moyenne de 250 fournisseurs. Les grandes entreprises de cet échantillon qui gèrent des panels de 800 fournisseurs, consacrent quant à elle pas moins de 13 heures par an et par fournisseur, en moyenne. La partie gestion des contrats est la plus chronophage avec en moyenne trois heures par fournisseur.
Purchase to Pay : 38 minutes par commande
Le Purchase to Pay (sélection des matériaux, processus d’approbation, commande, livraison et réception, traitement et paiements des factures) prend quant à lui 38 minutes par commande pour une moyenne 2 500 commandes et 3 000 factures entrantes par an. Le temps de traitement est identique dans les grandes entreprises qui traitent en moyenne 9 000 commandes et 8 000 factures entrantes par an.
Si dans ce sondage, l’opérateur de marketplace Unite a à cœur de mettre en exergue l’importance d’automatiser ses processus, le fait est que 13,5 % des commandes sont passées dans le dos des services achats et sont donc des achats sauvages. Une autre part significative des commandes (24 %) sont passées par les entreprises via le service achats en texte libre. Un autre quart des commandes sont passées par le service achats à l’aide d’assortiment pré-sélectionnés (Excel, ERP…), 17,2 % des commandes sont traitées via des catalogues électroniques dans un système propre à l’entreprise, 14,5 % sont traitées vis une marketplace spécifique.