Domitys : « Nous adaptons notre approche et nos stratégies achats aux besoins des seniors »

Quel est l’historique de la direction des achats de Domitys ?

Je suis entrée dans le groupe Domitys en 2004 en tant qu’attachée commerciale. Je suis ensuite devenue adjointe de direction puis assistante au contrôle de gestion. Au cours de l’année 2009, le poste d’attachée de direction auprès du directeur général m’a été confié. C’est à cette époque, par suite d’une réforme du pack mobilier, que la structuration des achats a été décidée et entreprise. Sur demande du directeur général de l’époque, Frédéric Walther, j’ai mené cette mission et lancé notamment un important appel d’offres sur le mobilier. Après environ une année de travail, j’ai, en 2010, avec l’appui de notre directeur général, constitué la direction des achats du groupe.

Elle est aujourd’hui rattachée à Nicolas Guffroy, directeur financier du groupe. L’équipe se compose de huit personnes, dont certaines ont bénéficié, comme moi en mon temps, de passerelle interne. Beaucoup ont fait montre de curiosité et d’envie de goûter à un autre métier qui a gagné en professionnalisme et reconnaissance avec le temps. Chaque acheteur est polyvalent, puisqu’ils sont amenés à gérer une ou plusieurs catégories d’achat pendant un certain temps, avant de se voir confier une ou plusieurs autres. C’est comme cela que nous les gardons éveillés et piquons leur curiosité et soif d’apprentissage. D’autre part, même si le risque est tout à fait faible, cela réduit fortement leur niveau de proximité avec les fournisseurs.

Pour ce qui est du périmètre d’intervention de la direction, elle administre notamment les référencements pour les résidences mais aussi est devenue une fonction support pour les services siège et couvre enfin les achats liés aux ouvertures de résidence (ameublement des locaux, exploitation, énergie et fluides …) - qui constituent le plus gros poste de dépenses, ceux reliés à la flotte mobile (1 500 lignes téléphoniques) ou encore à la flotte automobile (750 véhicules). Le tout a représenté un peu plus de 200 millions d’euros d’achats en 2024 - pour un chiffre d’affaires de 580 millions d’euros.

Que recherchez-vous chez vos acheteurs ?

Comme indiqué, un certain niveau de curiosité, une capacité à penser par soi-même et une polyvalence à toute épreuve. Ce sont à mes yeux des valeurs que l’on pourrait qualifier d’indispensables pour ce métier. Nous avons l’obligation de comprendre le besoin initial du client interne, l’aider à le définir s’il n’y parvient pas afin de le retranscrire dans le cahier des charges. Il nous faut ensuite trouver le bon compromis et répondre aux impératifs du client interne, de qualité et ce, sans « exploser » les coûts. C’est un jeu d’équilibriste auquel tout acheteur doit se conformer.

Et que leur demandez-vous ?

Compte tenu de notre activité, mais aussi de notre culture d’entreprise, nous nous inscrivons dans des logiques de relation partenariale et pas simplement transactionnelle

Compte tenu de notre activité, mais aussi de notre culture d’entreprise, nous nous inscrivons dans des logiques de relation partenariale et pas simplement transactionnelle. Tout acheteur du groupe doit essayer de s’engager dans cette dynamique avec nos fournisseurs et prestataires les plus stratégiques. Nous travaillons avec certains d’entre eux depuis de nombreuses années. Et cela ne nous empêche pas d’être exigeant et orienté résultat. Le tout étant de ne pas chercher que du prix.

Sur quelles actions vous reposez-vous pour faire décoller vos équipes, notamment vos collaborateurs qui ne sont pas du métier initialement ?

Il est important de les interroger sur leur rapport aux achats, leurs connaissances mais aussi leurs envies et leur parcours. Le tout est de bien exploiter leurs compétences, leur envie de bien faire pour les aider dans leur quotidien et veiller à ce qu’ils soient « auto-apprenants ». Cela requiert de la patience, de l’écoute, un certain niveau d’exigence aussi bien entendu, mais le jeu en vaut (largement) la chandelle.

Délégation, autonomie et confiance sont autant d’éléments qui permettent aux équipes de s’épanouir et donner le meilleur d’eux-mêmes

J’insiste sur la nécessité de prôner une approche managériale bienveillante pour libérer et faire monter en compétences mes collaborateurs. Délégation, autonomie et confiance sont autant d’éléments qui permettent aux équipes de s’épanouir et donner le meilleur d’eux-mêmes. Tous œuvrent sur des projets majeurs pour l’entreprise, qui ne peuvent qu’enrichir leur expérience professionnelle mais aussi personnelle.

J’ai moi-même, pour perfectionner mon rapport au management et continuer à me former, repris mes études cette année, en master en management des PME et entrepreneuriat, à l’IAE de Tours. Cette démarche a d’ailleurs été soutenue par Domitys. Je rédige actuellement un mémoire sur l’agilité en entreprise.

Domitys œuvre sur le marché des résidences services seniors, est leader du secteur et accueille des personnes âgées autonomes ou relativement autonomes. La pandémie de Covid a été pour elles un moment difficile. Comment l’avez-vous traversée ?

La pandémie de Covid a marqué un tournant pour nous. La direction des achats y a donné sa pleine mesure. Alors que la période était particulièrement tendue, nous nous sommes démenés pour fournir des masques et gels hydro alcooliques en quantité suffisante à chacune de nos résidences et chacun de nos résidents. Le réseau de partenaires que nous avons façonné a été d’une grande aide.

Tout a été mis en œuvre pour qu’aucune de nos résidences ne souffre de rupture d’approvisionnement, en quoi que ce soit. La fonction achats a été particulièrement sollicitée, challengée. Les équipes ont réalisé un travail admirable et ont veillé à ce que les impacts de la pandémie soient le moins importants pour les résidences.

Est-il difficile de concilier impératifs achats aux impératifs de vos résidents ?

Pas nécessairement, bien au contraire même. Notre mission est ici de toutes les manières. Au regard de la population que nous accueillons, nous attachons une grande importance à la manière dont sont aménagés nos résidences et nos appartements. Le point d’attention numéro un reste en ce sens le mobilier, les hauteurs d’assise et la vaisselle. Nous travaillons de concert avec la direction de l’aménagement intérieur pour répondre à toutes les configurations qui pourraient se présenter à nous. Nos cahiers des charges se veulent exhaustifs au possible et doivent évidemment être respectés pour des raisons évidentes. Nous ne pouvons pas faire autrement afin de garantir le bien-être de nos résidents.

Nous avons mis en place des commissions achats, qui impliquent directeurs de site et participons à des groupes de travail qui impliquent des personnes du terrain comme des responsables de salle notamment, afin d’alimenter nos référencements et nos stratégies d’achats dans l’optique de répondre le plus précisément aux clients finaux et à leur satisfaction. Le binôme acheteur/client interne fonctionne pour le mieux et opère du début à la fin, de la définition du besoin aux soutenances des fournisseurs.

À quels enjeux l’entreprise fait-elle face aujourd’hui et comment la direction des achats s’empare-t-elle de ces sujets ?

Domitys, comme nombre d’acteurs du secteur, fait face à la crise du marché immobilier qui s’est déclarée en 2022. Mais bien heureusement, avec nos 192 résidences (situées en France et à l’étranger), nous avons une structure solide pour accueillir de nouveaux résidents et assurer la continuité de nos services auprès de nos 18 100 résidents actuels. Dans l’ensemble, nous adaptons notre approche et nos stratégies achats aux besoins du groupe, mais surtout à ceux des seniors. Nous nous nourrissons des remontées du terrain pour répondre comme il se doit à ce qui nous est demandé. La direction des achats du groupe est aujourd’hui assez mature pour adresser chacun des sujets qui nous sont présentés.

Par ailleurs, la direction des achats du groupe AG2R La Mondiale, actionnaire de Domitys depuis 2021, nous fait profiter de ses savoir-faire et compétences, sur l’IT et les prestations intellectuelles notamment.

À ce propos, certains de vos achats font-ils l’objet d’une mutualisation ? Si oui, pouvez-vous compter encore sur de nouvelles synergies ?

Des synergies achats ont été opérées sur la famille d’achat IT. Les fournitures de bureau ont également fait l’objet d’un travail de mutualisation

Absolument. Nous partageons aussi bien des valeurs communes que certains de nos achats. À titre d’illustration, des synergies achats ont été opérées sur la famille d’achat IT (software, matériels, informatiques, téléphonie mobile). Les fournitures de bureau ont également fait l’objet d’un travail de mutualisation. Et nous travaillons actuellement sur de nouvelles synergies achats car les avantages que nous en tirons sont nombreux pour les parties prenantes.

Pour certaines catégories, comme le matériel informatique ou encore la téléphonie mobile, nous avons enregistré des gains considérables, de l’ordre de 15 % et 40 % respectivement.

Quelles sont les grandes lignes de votre dernière feuille de route ?

Nous venons tout juste de la redéfinir. La mutualisation de nos achats avec AG2R La Mondiale est justement un des principaux axes. Nos contrats arrivant à échéance font l’objet d’études approfondies. Deux possibilités se présentent à nous : passer par des négociations de gré à gré ou alors par la case appel d’offres. Des tendances sur certaines catégories d’achats (photocopieuse, multitechnique, voyage d’affaires …) se dégagent et la mutualisation apparaît comme la meilleure des solutions.

En outre, nous avons déployé une démarche de lean management, en même temps que la direction achats d’AG2R, qui se traduit notamment par une simplification de certains process et la mise en place d’un management visuel au sein de la direction. L’objectif est d’aider les acheteurs à se (re)concentrer sur leur cœur de métier et leurs missions les plus importantes et d’y mettre du sens.

Comptez-vous un SI achats pour vous soulager au quotidien ?

Nous avons implémenté en 2015, sur la partie PtoP, la solution de Corcentric. Nous avions besoin de sécuriser nos process achat, sécuriser nos dépenses et contrôler nos budgets au moment de l’engagement tout en suivant les enjeux économiques auxquels nous faisions face. Avant le déploiement de l’outil, nous n’étions équipés que d’une solution purement comptable qui n’offrait pas la possibilité de suivre nos volumes d’achats ni de limiter les dépassements budgétaires possibles. Le processus d’engagement défini n’était pas toujours honoré et nous subissions de fait beaucoup trop de dépenses.

Or, avec notre développement rapide, nous en adressions de plus en plus. Il était donc impératif de s’outiller pour piloter ce volume d’achats de plus en plus important, optimiser nos processus d’engagements et piloter la relation fournisseurs de façon plus fine. Pour ne rien laisser au hasard, le projet se faisant à l’échelle de l’entreprise, nous avions sollicité le contrôle de gestion qui implémente les budgets, la comptabilité, mais aussi de nombreux clients internes. Cela nous a notamment permis de cerner au mieux les besoins et de limiter les résistances au changement derrière.

Plus qu’un outil achats, la solution Corcentric nous permet de suivre précisément la croissance du groupe sous certains aspects

La solution a été déployée et paramétrée assez rapidement, et ce malgré notre structure assez complexe (holdings, structures régionales, sociétés d’exploitation …). Elle nous offre une certaine autonomie, en plus de sa flexibilité et de sa simplicité. Ce sont des atouts qui nous ont évidemment séduits au moment d’arrêter notre choix. Le périmètre fonctionnel de l’application inclut aujourd’hui le procurement, le traitement des factures, la gestion des informations fournisseurs, la gestion financière et budgétaire ainsi que l’analyse des volumes d’achats. L’utilisateur profite d’une vue en temps réel sur ses dépenses et peut désormais mieux piloter son budget. De son côté, la comptabilité a pu optimiser le processus de clôture et diminuer le délai de traitement à la mise en place. Nous avons, nous concernant, également implémenté de nombreux punchout avec nos fournisseurs. Plus qu’un outil achats, la solution Corcentric nous permet de suivre précisément la croissance du groupe sous certains aspects.

À cette colonne vertébrale, nous souhaitons désormais implémenter un logiciel opérationnel achats, afin de gérer la planification des appels d’offres notamment.

Quelle place accordez-vous à la RSE dans votre métier ?

Cette dimension prend une place de plus en plus importante. Avec la direction des achats du groupe AG2R La Mondiale, nous avons établi une charte achats responsables commune qui a été publiée au mois de mars 2025. Nous n’avons toutefois pas attendu cette année pour nous intéresser à la question et plus largement aux actions de nos fournisseurs en matière de RSE.

Nous leur demandons des détails sur leur politique à ce sujet, sur quoi ils s’engagent. Le critère pèse, selon l’appel d’offre, 10 à 20 % de la note finale désormais. Nous souhaitons pousser le curseur, mais nous devons avant cela encore travailler en interne et avec notre actionnaire.

Sur le mobilier, nous avons sélectionné un fournisseur, détenteur du label FSC, qui garantit qu’il se conforme aux procédures de gestion durable des forêts et des ressources. Par ailleurs, un peu moins de 50 % des références de fournitures de bureau déployées sur nos sites bénéficient de l’Écolabel européen. Nous avons également engagé un travail sur la sélection de nos produits d’entretien sur les centrales dilution. Nous avons sélectionné des références respectueuses de l’environnement afin d’améliorer et sécuriser les conditions de travail de nos collaborateurs qui sont au contact de ces produits. Nous avons également déployé sur certains de nos sites la solution Vapodil, créée par la société Adaxo, qui s’appuie sur une méthode alternative de nettoyage qui utilise la vapeur sèche et les microfibres.

Le recyclage du papier, au siège, dans nos bureaux et en résidences a été démocratisé et a fait l’objet de nombreuses actions de sensibilisation.