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Stef : « Concentrer l’organisation achats centrale sur les familles à forts enjeux »

Par Guillaume Trecan | le | Direction ha

Frekia Ghezal, directrice achats groupe du transporteur Stef, entend dédier ses équipes aux grands projets stratégiques du groupe, à commencer par la décarbonation de sa flotte et de ses bâtiments. Pour y parvenir, elle a choisi de donner plus d’autonomie aux clients internes sur les achats de faible montant et de remettre à plat ses SI achats.

Stef : « Concentrer l’organisation achats centrale sur les familles à forts enjeux »
Stef : « Concentrer l’organisation achats centrale sur les familles à forts enjeux »

Dans quelle mesure la direction achats répond-elle à la stratégie du groupe Stef ?

Nous nous alignons sur les grands projets du groupe, à commencer par notre démarche de transition vers un monde bas carbone appelée Moving Green, qui a été construite autour de deux objectifs chiffrés : réduire de 30 % les émissions de gaz à effet de serre de nos véhicules d’ici 2030 et consommer 100 % d’énergie carbone pour nos bâtiments d’ici 2025. Cela implique de sourcer de nouveaux produits, d’établir des relations avec de nouveaux fournisseurs et de mettre en œuvre des co-développements. Pour utiliser l’Oléo 100, par exemple, les Achats ont contribué au déploiement de fournitures et d’installations nouvelles sur nos sites. Nous participons aussi à notre démarche MIX-UP dédiée à la mixité et à l’égalité professionnelle. Parmi les nombreuses actions visant à accroître l’attractivité des métiers dans nos sites vis-à-vis des femmes, il y a le déploiement des équipements d’automatisation et de mécanisation. Les Achats jouent aussi un rôle dans un autre axe stratégique de l’entreprise : le développement international. Lors d’acquisitions, nous devons faire en sorte que l’ensemble du process achats soit bien déployé, compris et appliqué.

Nous avons également deux sujets clefs aux Achats : l’amélioration de l’offre achat en nous recentrant sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et le changement de système d’information en vue de digitaliser l’ensemble du process achats.

Nous avons décidé de concentrer l’organisation achats centrale sur les familles à forts enjeux

Quelles mesures avez-vous prises pour permettre aux acheteurs de se concentrer sur les sujets stratégiques ?

Jusqu’ici, deux organisations achats se superposaient : une organisation régionale, ancrée sur les besoins locaux et une organisation centrale, sur les contrats français et européens. Nous avons décidé de concentrer l’organisation achats centrale sur les familles à forts enjeux, en incitant les équipes locales à travailler sur une dimension nationale. Pour cela, nous devons améliorer nos catalogues et nos panels fournisseurs afin de leur donner plus d’autonomie sur les achats inférieurs à 10 000 euros et nous allons probablement bientôt relever ce seuil. Mais nous voulons en même temps réduire notre base fournisseurs. Nous travaillons donc sur ces panels avec les acheteurs locaux pour nous assurer que cette délégation n’entraînera pas une inflation du nombre de fournisseurs.

Remettre à plat la répartition des portefeuilles achats nous a permis d’instiller une énergie nouvelle et de relever de nouveaux défis

Ces objectifs ont-ils une incidence sur les missions des équipes achats ?

Nous venons de redistribuer tous les portefeuilles achats et chaque responsable de catégories doit retravailler la stratégie sur une ou deux familles sous sa responsabilité. En amont, nous avons retravaillé sur la donnée relative à ces familles d’achats. Le fait de remettre à plat la répartition des portefeuilles achats nous a permis d’instiller une énergie nouvelle et de relever de nouveaux défis, en créant deux postes clefs, l’un dédié aux énergies alternatives, l’autre aux sujets d’automatisation et de capex.

Les investissements liés à ces grands projets ont-ils un impact fort sur les montants d’achats du groupe ?

Les investissements liés à nos grands projets ont un impact significatif sur les montants d’achats du Groupe qui s’élèvent en moyenne à 750 millions d’euros par an.

Quel est le rôle attribué aux Achats dans l’optimisation du ROI de ces projets ?

Le Groupe Stef a une vision long terme de tous ces projets. Dans ces projets, les acheteurs jouent un rôle de chef d’orchestre qui anime l’ensemble des fonctions pour avancer sur ces appels d’offres. Ce type d’achats implique en effet une collaboration très étroite avec des experts métiers en interne. La performance achats est mesurée suivant des critères habituels : cost avoidance, capacité à trouver la base fournisseur répondant aux besoins, conduite des projets de bout en bout avec les prescripteurs, capacité à challenger les spécifications et négociation, y compris contractuelle.

Pour pouvoir prendre en compte l’impact de l'évolution des prix des matières sur leur activité, nos fournisseurs nous apportent beaucoup plus de détails sur la décomposition de leurs coûts

Dans quelle mesure le contexte inflationniste actuel modifie-t-il votre approche de la performance achats ?

Jusqu'à présent beaucoup de nos contrats d’achats impliquaient des prix fermes sur toute la durée du contrat. Plusieurs fournisseurs nous demandent aujourd’hui de mettre en place des indices, ce que nous refusons. Mais, pour pouvoir prendre en compte l’impact de l'évolution des prix des matières sur leur activité, nos fournisseurs nous apportent beaucoup plus de détails sur la décomposition de leurs coûts. C’est une opportunité pour nous d’accéder à des informations que nous n’avions pas toujours jusqu’ici. Pour calculer l’impact de ces hausses sur le P&L, nous travaillons aussi avec le contrôle de gestion.

Ce qui est plus gênant, en revanche, dans la situation actuelle, c’est qu’elle a tendance à focaliser nos acheteurs sur des actions tactiques, au lieu de retravailler la stratégie.

Le déploiement de notre nouvelle suite SI achats sera effectif après la mise en œuvre de POC avec une shortlist de deux ou trois éditeurs

En quoi consiste votre projet SI achats ?

Début avril, nous avons lancé un appel d’offres pour une suite SI achats complète, dont la couverture fonctionnelle va de la création de comptes fournisseurs à la réception de marchandises et la visibilité de l’état de la facture fournisseur. Jusqu’ici, nous travaillons avec Proactis et SAP MM (Material Management). Le déploiement de notre nouvelle suite SI achats sera effectif après la mise en œuvre de POC avec une shortlist de deux ou trois éditeurs.

En amont du lancement de cet appel d’offres, d’avril à juin 2021, nous avons retravaillé l’ensemble de nos processus en impliquant une cinquantaine de personnes dans l’entreprise de toutes les fonctions connexes aux Achats. L’objectif était d’identifier et d’optimiser nos processus achat, pour in fine réduire le nombre d’outils.

Quel rôle jouent les Achats dans les opérations de croissance externe ?

La direction achats est impliquée dès la phase de Due Diligence dans l’étude de l’ensemble des contrats. Elle est ensuite impliquée au moment de l’intégration en tant que telle. Nous formons ensuite les équipes sur les outils du groupe, sachant que notre objectif est de prendre contact avec les équipes localement pour définir comment travailler de manière concertée, sur l’arbitrage entre achats locaux et achats groupe.

Les achats de Stef en chiffres

Montant des achats : 750 M d’€

Effectif achats : 45 personnes, dont neuf catégories managers en centrale, six acheteurs en France, en région, un au Portugal, deux en Italie, trois en Espagne et un en Belgique.

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