Université Paris Saclay : « Nous devons contribuer à l’équilibre budgétaire de l’université »

Quel est votre périmètre de responsabilité en tant que directeur des achats de l’Université Paris-Saclay ?

L’Université Paris-Saclay comprend cinq facultés (droit, économie, management, médecine, pharmacie, sciences et sciences du sport) ; trois IUT (instituts universitaires technologiques de Cachan, Orsay et Sceaux) ; une école d’ingénieur (Polytech Paris-Saclay) quatre grandes écoles (Centrale Supélec, Agro ParisTech, l’Ecole Normale Supérieure et l’Institut d’Optique) et deux universités membres associées (l’Université de Versailles Saint-Quentin, en Yvelines, et l’Université d’Evry).

La fonction achat de l’Université représente environ 100 millions d’euros par an et un effectif d’une trentaine de personnes. En tête de nos principales familles d’achats on trouve des achats scientifiques pour les 200 laboratoires que comptent l’université. L’Université Paris Saclay représente un peu plus de 13 % de la recherche française. La deuxième famille est celle des achats d’infrastructures, c’est-à-dire tous les achats liés à l’entretien, la réhabilitation et la construction de nos bâtiments. Notre portefeuille d’achats comprend également une grande variété de services pour faire vivre plus de 50 000 personnes sur le campus.

Quel est le degré de collaboration sur leurs achats entre les établissements qui composent l’université Paris Saclay ?

Il existe des collaborations assez étroites avec différents établissements tels que le CNRS, le CEA, l’IHES, l’Inrae, l’Inria, l’Inserm ou encore l’Onera. Les compétences particulières du CNRS en matière d’achats scientifiques sont par exemple très précieuses, d’autant que plusieurs laboratoires sont multi-tutelles, dépendant à la fois du CNRS et de l’Université Paris-Saclay. Les établissements universitaires s’appuient également beaucoup sur l’AMUE, l’Agence de Mutualisation des Universités et des Établissements d’enseignement supérieur ou de recherche. Bien entendu nous adhérons à de nombreux accords-cadres portés par la Direction Achats de l’Etat à laquelle mes précédentes fonctions de responsable ministériel des achats des Armées me permettent d’avoir un accès facilité. Enfin nous avons également recours aux différentes centrales d’achat et en particulier l’UGAP.

Chaque établissement a un fort degré d’autonomie, notamment en termes d’achats

Les acheteurs des différentes parties prenantes et établissements associés à l’Université Paris Saclay sont-ils regroupés par une forme de gouvernance ?

Nous ne sommes pas contraints à travailler ensemble. Ces regroupements sont à géométrie variable. Nous nous adaptons aux différents contextes et nous travaillons ensemble de manière pragmatique lorsque nous y voyons un intérêt.

Chaque établissement a un fort degré d’autonomie, notamment en termes d’achats. Certains, comme par exemple Centrale Supélec, ont leur propre service achats. Nous devons donc travailler ensemble en bonne intelligence pour créer des groupements momentanés de commandes et, parfois effectivement se rassembler dans un groupement un peu plus large.

Combien de personnes composent votre propre service achats ?

La direction centrale des achats (DPAM) que je pilote est constituée d’une dizaine d’acheteurs qui traitent tous les achats au-dessus des seuils de procédures formalisés. En deçà de ces seuils, nous nous appuyons sur un réseau de référents achats que la direction des achats anime, basés dans différents laboratoires, directions et autres composantes de l’université.

Quels sont les profils et la culture achats de ces acheteurs ?

L’équipe a connu de nombreux de départs par le passé et il a fallu rapidement la reconstituer en intégrant beaucoup de jeunes acheteurs débutants sortis d’école. Entre mai et octobre 2025, nous avons recruté cinq acheteurs diplômés, dont certains issus de l’Université Paris Saclay (Master Achats de l’Université Paris Saclay).

J’ai fait le choix de prendre en charge personnellement la montée en compétences, au rythme d’une séance hebdomadaire, les « lundis de la DPAM »

J’ai fait le choix de prendre en charge personnellement la montée en compétences, au rythme d’une séance hebdomadaire, les « lundis de la DPAM », à l’occasion de laquelle nous échangeons sur des thématiques particulières en se basant sur des situations concrètes vécues par les acheteurs : à titre d’exemple les critères permettant de faire le meilleur choix entre un accord-cadre mono attributaire ou multi attributaires. Cela me permet de favoriser les échanges entre acheteurs et de développer une culture commune. Je suis très attentif notamment à éviter le piège qui consiste à se protéger en versant dans la sur-réglementation, comme par exemple le fait de se fixer des seuils inférieurs à ceux fixés par le code de la commande publique

Quelles sont vos priorités ?

Les trois axes prioritaires de notre feuille de route, sont la capacité à être réactif, c’est ce qui attendu de tous nos interlocuteurs, à générer des économies budgétaires qui sont différents des gains achat car leur impact est concret et développer les achats responsables. A ce titre, l’Université s’est dotée d’un SPASER dès l’été 2025.

L’essentiel des économies viendra du travail collectif sur la définition du besoin, sur les politiques de consommation, sur le niveau d’exigence dans les cahiers des charges

Comment abordez-vous la question de la performance achats ?

Nous devons contribuer à l’équilibre budgétaire de l’université, tout en ayant conscience que ce ne sont pas les acheteurs, seuls qui apportent des économies d’achats, mais l’ensemble de la fonction. Un meilleur sourcing, de meilleures conditions de mise en concurrence, une meilleure négociation, apportent bien sûr de la performance, mais l’essentiel des économies viendra du travail collectif sur la définition du besoin, sur les politiques de consommation, sur le niveau d’exigence dans les cahiers des charges.

D’un point de vue très pragmatique, au lieu d’annoncer, comme un totem, un montant d’économies globales, nous mesurons au cas par cas, en étudiant chaque segment d’achats en détail les économies potentiellement réalisables au regard de l’existence et du respect d’une politique de consommation, du niveau d’exigences fixé dans les cahiers des charges au regard des besoins exprimés par les bénéficiaires. Sur le marché lié à la propreté par exemple, nous en sommes arrivés à la conclusion après ce travail collectif qu’à l’issue de la prochaine consultation nous devrions ainsi pouvoir économiser plusieurs centaines de milliers d’euros par an, sans dégrader la qualité de vie au travail et en fixant des objectifs ambitieux en matière d’achat responsable.

Comment faites-vous en sorte d’être impliqués dans un travail sur la consommation ?

Mon rôle consiste à proposer des politiques de consommation lorsqu’il me semble opportun qu’il en existe. Il revient ensuite à la gouvernance de l’université d’arbitrer, en concertation avec l’ensemble des acteurs concernés. Il est ensuite de ma responsabilité de mettre en place des outils et l’organisation permettant de s’assurer du respect de ces politiques consommation. Ce qui n’est pas le plus facile, il faut le reconnaître.

Le pilotage de l’exécution du contrat figure bien entendu dans nos priorités. C’est là que figurent l’essentiel des gains

En cela, le pilotage de l’exécution du contrat figure bien entendu dans nos priorités. C’est là que figurent l’essentiel des gains. Nous devons faire en sorte que les acheteurs soient positionnés sur l’exécution des contrats. Nous avons commencé à spécialiser les acheteurs par segment, afin qu’ils nouent des contacts privilégiés avec les labos et qu’une relation de confiance soit instaurée.

Avez-vous un SI achats à votre disposition ?

Nous n’avons pas de système d’information achat. Nous saisissons nos marchés dans le système d’information financier pour suivre les engagements et les paiements. Par contre dans le cadre de la montée en compétence de nos acheteurs, nous avons acquis les licences d’un outil d’intelligence artificielle, MA-IA.

Pouvez-vous vous appuyer sur les chercheurs de l’Université pour développer de nouvelles solutions tech ?

Il est évident que nous disposons en notre sein de ressources multiples et particulièrement expertes. En premier lieu nos étudiants. Nombreux sont ceux qui développent des solutions innovantes dans la perspective dun projet d’entreprise. Nous sommes par exemple en discussion avec des étudiants qui, dans le cadre de leur start-up, développent un outil d’intelligence artificielle permettant de faciliter et fiabiliser l’analyse des offres financières dans le domaine spécifique du bâtiment, segment très important pour nous. Il existe une grande richesse au sein de l’Université que nous devons savoir exploiter au maximum, tout en apportant à ces jeunes entrepreneurs un vaste domaine pour tester leur solution grandeur nature.

Nous avons commencé à identifier et valoriser le montant des achats réalisés auprès des entreprises implantées dans les départements où l’Université est présente

Quelle est votre feuille de route achats responsables ?

L’université est fortement engagée en matière sociale et environnementale, avec un schéma directeur particulièrement ambitieux. Dans ce cadre, et pour ce qui concerne plus spécifiquement les achats responsables, nous nous sommes dotés d’un SPASER à l’été 2025 avec l’objectif de traduire de manière très concrète, avec des résultats mesurables les engagements pris. L’une des premières priorités est l’optimisation de la gestion des déchets produits par l’Université. La mise en place au sein du campus d’un centre de tri est actuellement à l’étude avec l’objectif de mieux connaître la nature et le volume des déchets produits, pour mieux les valoriser, faciliter le recyclage et in fine en réduire le volume, notamment celui destiné à l’enfouissement et ainsi réduire également la facture associée. Pour atteindre l’objectif la sensibilisation est un levier majeur. A ce titre nous venons de réaliser la première session de la Fresque des achats responsables, concept développé par une start-up que j’ai pu rencontrer dans le cadre du jury des Trophées des Achats 2025 organisés par Republik HA.

L’autre volet du Spaser concerne l’impact territorial de nos achats. Nous avons commencé à identifier et valoriser le montant des achats réalisés auprès des entreprises implantées dans les départements où l’Université est présente. Pour l’année 2024, nous approchons les 30 millions d’euros. Mesurer cet impact est essentiel, car au-delà des nombreux emplois au sein même de l’Université, celle-ci génère, de part ses achats une activité économique importante, notamment pour les communes sur lesquelles l’Université est implantée. C’est d’autant plus important que plusieurs élus locaux font partie du Conseil d’administration. Sont donc organisés régulièrement des forums d’entreprises visant à informer les entreprises locales de nos besoins d’achat.