AIDES : création d’une plateforme Achats pour des produits de prévention et de réduction des risques

En 2018, le jeune service achats de AIDES décide de s’intéresser au cœur de l’activité de l’ONG, les achats de produits de réduction des risques. Les commandes ne sont alors pas centralisées, chacun des 55 sites de AIDES réalise ses achats sur cette famille de façon quasi autonome, entraînant notamment plus de 500 références achetées (dont de nombreux doublons) et plus de 1 500 factures recensées par an. L’idée de créer une plateforme logistique dédiée à ces produits, incluant une commande en ligne, émerge.

Les objectifs recherchés par le projet sont les suivants :

• Améliorer le service (création d’un catalogue unique, livraison à J+2, un seul point d’entrée…)
• Diminuer le nombre de factures
• Optimiser les coûts d’achats et de transport
• Mieux gérer les pics et les variations de commandes en fonction de la saisonnalité (« summer tour », 1^er décembre, ruptures fournisseurs…)
• Faciliter la gestion de ces familles achats
• Se soulager des contraintes relatives à l’entreposage, à la distribution et au transport (caves du siège, gestion des litiges…)
• Diminuer notre empreinte carbone (moins de livraisons et des colis complets)

AIDES a décidé d’externaliser cette activité de stockage, picking et expédition et de la confier à une Entreprise Adaptée. Un AO est lancé et Étape 43 a remporté le marché.

Les prestations réalisées sont notamment :

• Réception des articles
• Contrôle quantitatif et qualitatif des articles par fournisseur
• Transmission au pôle Achats de AIDES des bons de colisage et de livraison émargés
• Prise de commandes des différents sites de AIDES (par un site web dédié)
• Maintenance et mise à jour de ce portail web
• Préparation de chaque commande
• Edition d’un bon de livraison par commande
• Expédition des colis en France métropolitaine
• Tenue à jour des stocks et information au pôle Achats en cas de dépassement du seuil d’alerte
• Établissement de l’inventaire par article en fin d’année

En interne, les responsables régionaux ont désigné un utilisateur par site habilité à passer les commandes. Un process de validation dématérialisé (via la plateforme web) est mis en place : N+1, N+2 et contrôle de gestion.

AIDES a notamment veillé à ce que les points de livraison soient accessibles sur des horaires de bureau à minima trois jours par semaine. Si tel n’est pas le cas, la livraison a lieu sur un site voisin. Le groupe impose également à ses sites de gérer ses stocks et de ne passer qu’une commande par mois. En fin de mois, un fichier d’export, intégrable directement dans le logiciel comptable, comprend l’ensemble des codes saisis. Les factures des commandes groupées réalisées par le pôle achats, et placées sur un compte d’attente, viennent donc se dégrever au fur et à mesure.

En parallèle, le service Achats de AIDES a travaillé à une réduction du panel fournisseurs et du nombre de références produits. Le fait d’acheter des quantités trimestrielles, voire annuelles, entraîne des gains financiers importants. AIDES maîtrise également mieux sa chaîne logistique, dans une période particulièrement compliquée (guerre en Ukraine et au Moyen Orient, Brexit…).

Depuis 2019, le service achats a intégré de plus en plus de produits à cette plateforme, jusqu’en 2025 ou l’ensemble de nos tests VIH, hépatite B, hépatite C, syphilis et autotests ont également été ajoutés.

Économies pour la structure :

• Un prix unique pour chaque produit négocié sur le volume et pour une durée définie.
• QQ exemples de gains achats obtenus dès la première année : - 51 % sur le tampon alcool (Apothicom) / - 14,3 % sur le préservatif Manix / - 5,7 % sur le préservatif Skyn (Lifestyles) / - 2,76 % sur le Stericup (Apothicom) …
• Réduction des coûts de livraison et de notre empreinte carbone. Diminution au global des coûts de transport par une réduction du nombre de commandes

Amélioration pour le service Achats :

• Ce projet nous a permis de découvrir que de nombreux produits étaient achetés sans que le service Achats le sache.
• Cette concentration des achats, par un unique canal, nous permet d’avoir une vision beaucoup plus fine des volumes et nous donne une plus grande force dans la négociation avec nos fournisseurs.

Retrouvez-les aux Trophées des Achats lundi 16 juin au Théâtre Mogador.