Univi : « Le déploiement d’un outil s’est avéré un élément important de la création de la direction »

Dans votre mission de création de la direction achats d’Univi, quelle place a pris le déploiement d’un outil SI achat ?

Lorsque je travaillais à rédiger les processus achats d’Univi, dans un contexte aussi décentralisé et disparate en termes de comportement d’achats et de gestion du flux comptable, j’ai vite réalisé qu’il était impossible d’avancer sans l’implémentation d’un outil. Lors de mon arrivée à la direction des achats d’Univi au dernier trimestre 2019, une consultation avait été lancée pour un outil capable de gérer le flux de facturation fournisseur et les achats. Le déploiement d’un outil s’est avéré un élément important de la création de la direction achats, avec l’organisation de la communication entre établissements pour une expression de besoin partagée, la mise en place de procédures d’achat et de workflows. Nous avons fait le choix de déployer la solution de Corcentric, la seule qui nous est apparue capable de couvrir tous les flux de façon efficiente avec des équipes d’experts dédiés.

Quelles sont les particularités d’Univi ?

Univi est un groupe d'établissements de santé né en 2019 de la volonté de la fondation Agirc-Arco de rassembler son parc d'établissements médico-sociaux, sanitaires et handicap. Univi regroupe trois activités : le pôle Senior, composé de 65 établissements ; le pôle Santé, avec trois hôpitaux à Versailles, Ballainvilliers (91) et Nice ; et le pôle Handicap avec 19 structures handicaps regroupées dans l’Oise. Les achats du pôle senior - les premiers que nous avons mis sous contrôle - s’élèvent à 50 millions d’euros par an pour 330 millions d’euros de chiffre d’affaires.

Le projet de déploiement a duré six mois, de juillet à décembre 2020, au départ uniquement sur notre pôle senior

Quel a été le calendrier du déploiement ?

Nous avons arrêté notre choix en juin 2020, en pleine période Covid. Le projet de déploiement a duré six mois, de juillet à décembre 2020, au départ uniquement sur notre pôle senior (Ehpad et résidences senior services). Il a impliqué le DSI, la directrice comptable, le contrôle de gestion et les Achats. Le déploiement a eu lieu début 2021. Nous avons déployé toutes les briques dès le départ : gestion de contrat, passation de commandes, intégration budgétaire et comptabilité. Seule la mise en paiement reste gérée par l’outil historique, Sage.

Confinement oblige, les formations ont eu lieu à distance, en vidéo. Avec le recul, nous avons réalisé que ce format n’a pas permis aux équipes de s’engager dans le changement efficacement. En sortie de confinement, nous avons donc refait des formations, en présentiel cette fois, avec toutes les équipes support du pôle senior et les directeurs d'établissement, avec des échanges et des cas pratiques. La finalisation du déploiement de l’outil était complète en 2022.

Nous avons été confrontés à une forte résistance de la part des directeurs d'établissement, habitués à gérer leurs achats localement avec une forte autonomie

Quels étaient les principaux obstacles à la conduite du changement ?

Nous avons été confrontés à une forte résistance de la part des directeurs d'établissement, habitués à gérer leurs achats localement avec une forte autonomie dans la gestion de ces fournisseurs. L’intégration d’un outil avec une base fournisseur unique représentait un changement compliqué pour les équipes de terrain. Mais tout le monde a pris en main l’outil en six à huit mois. Je me suis rendu sur chacun des 65 établissements pour rencontrer les directeurs et expliquer le fonctionnement de l’outil.

Quels bénéfices tirez-vous du déploiement de l’outil ?

Grâce à l’outil de Corcentric, tous nos flux sont gérés et tracés. C’est particulièrement important au regard de nos obligations vis-à-vis de la fédération Agirc-Arco au titre de notre statut associatif assimilé au secteur public. Corcentric a considérablement fait évoluer notre situation. Dans le processus d’intégration de nos fournisseurs, nous avons notamment des obligations en matière de dépendance économique des fournisseurs et nous devons collecter tous leurs documents officiels. L’outil nous permet aussi de rapprocher commandes, factures et paiements et de tracer tout le flux de l’expression de besoins jusqu’à la facturation. C’est justement une attente de nos commissaires aux comptes. Au passage, l’outil nous apporte un important gain de temps administratif.

Nous avons aujourd’hui une vue très claire de tous les contrats sur chaque établissement, des fournisseurs, ce qui va nous permettre de poursuivre à présent un objectif d’optimisation économique de nos achats. Nous avons actuellement un peu plus de 3 000 fournisseurs sur le pôle senior. Notre objectif consiste à réduire de moitié cette base dans les deux prochaines années afin de massifier les achats. Notre secteur a dû faire face à l’inflation et à la crise énergétique et pour aider nos établissements à affronter leurs difficultés financières, la performance achats est essentielle. Cette optimisation passe par la massification et donc par réduction du panel fournisseur, avec le lancement d’appels d’offres nationaux.

Avez-vous prévu d’étendre l’outil aux autres pôles ou en termes de fonctionnalité ?

Nous sommes actuellement en phase projet sur les deux autres pôles sur lesquels l’outil sera déployé en 2024. En parallèle de la rationalisation de la base fournisseur, en 2024 et 2025, nous allons ouvrir le portail fournisseur sur lequel nous allons pouvoir leur laisser la main pour qu’ils intègrent de manière autonome leurs catalogues et leurs documents officiels. Nous interviendrons simplement en validation, ce qui permettra encore de libérer du temps et de l’énergie pour des tâches à forte valeur ajoutée.