Prestations intellectuelles : Et si l’alliance achats et RH représentait l’avenir ?

Et si Achats et RH redéfinissaient, ensemble, le travail ? La chose peut prêter à sourire, mais en s’associant, les deux métiers pourraient en effet bien participer à la fabrication du travail demain. Une révolution silencieuse que Malt, plateforme multi-spécialiste pour le travail freelance, a récemment traité et présenté dans un ebook d’une vingtaine de pages.

Sur un marché extrêmement concurrentiel et tendu, les DRH doivent faire face à une pression constante : gestion des coûts, pénurie de talents, fidélisation des équipes …. Constituer des effectifs agiles au long terme est un défi de tous les instants pour les organisations. Les entreprises n’ont de toutes les manières plus d’autre choix : elles doivent composer avec le freelancing et opter pour de nouvelles approches afin de demeurer attractives. « Le freelancing, post Covid notamment, a explosé. Les entreprises l’ont saisi et ont bien compris que recourir au freelancing est un atout, d’autant plus dans un contexte marqué de pénurie des talents. C’est une alternative plus agile, plus économique aussi. Le freelancing ne relève pas d’un pari, mais d’une stratégie bien établie. Beaucoup de personnes, notamment au sein des nouvelles générations, favorisent l’indépendance et le fait d’avoir le choix. Les entreprises doivent donc, de toutes les manières, faire avec », rappelle Olivier Vallin, chief sales officer de Malt.

Certaines entreprises leaders, parmi lesquels plusieurs grands groupes français, ont en ce sens déjà réimaginé leur stratégie de recrutement en adoptant une approche dite holistique de gestion totale des talents (ou TTM : Total Talent Management), qui inclut tous les aspects de l’accès, du développement et de la gestion des talents tout au long de leur cycle de vie. Une approche mixte qui leur permet aujourd’hui de gagner en flexibilité, en agilité et de réduire leurs coûts.

Mais pour relever ces défis, mieux vaut être efficace et aligner RH et Achats. Et pour cause, bon nombre d’obstacles qui peuvent saper la compétitivité d’une entreprise en matière de RH sont liés à des décalages entre RH et Achats. « La dépendance aux prestataires coûteux, aux systèmes inefficaces, aux processus de recrutement dépassés et la résistance au changement limitent la visibilité et ralentissent la prise de décision », précise Malt dans son livre blanc.

Casser les silos

Si Achats et RH ne s’accordent pas et avancent chacun de leur côté, de nombreux problèmes peuvent en effet apparaître et brouiller les rouages internes : les délais des projets peuvent s’allonger en raison de l’inefficacité des processus de recrutement et d’intégration des talents : les risques de non-conformité augmentent ; les talents externes ne sont pas gérés comme il se doit et les entreprises peuvent également souffrir d’un certain manque de visibilité des données. Tout cela peut ainsi empêcher les entreprises d’optimiser leurs stratégies en matière d’embauche ou d’identifier les possibilités d’optimisation des coûts.

Le freelancing est aujourd’hui un sujet d’agilité pour les entreprises, mais faut-il encore qu’elles le prennent par le bon bout

Dans ce contexte, les directions achats ont dû s’investir et prendre en main le sujet de la gestion des talents (externes). Pour le piloter, beaucoup ont notamment jeté leur dévolu sur des outils dédiés, en particulier les systèmes de gestion des fournisseurs (VMS) pour s’occuper des freelances, sous-traitants et consultants. S’outiller leur a permis de gagner en contrôle et de vérifier que les effectifs externes soient adéquats, efficaces, mais aussi engagés de manière compétitive. Il permet surtout de gérer le sujet de manière centralisée, en regroupant souvent les demandes auprès de quelques grands fournisseurs afin de massifier et donc, d’obtenir de meilleures conditions de prix. « Le freelancing est aujourd’hui un sujet d’agilité pour les entreprises, mais faut-il encore qu’elles le prennent par le bon bout. Toutes doivent repenser leur organisation pour répondre aux enjeux du contexte actuel - digitalisation, recherche de part de marché … La prestation externe, à travers le freelancing, la sous-traitance, le consulting est un élément structurant des stratégies modernes de gestion des talents », insiste Olivier Vallin.

Mais le sujet et les enjeux ne se limitent pas à cela. Quand il est question de conformité des compétences, d’intégration, de fidélisation des talents et de suivi des travailleurs anciens et actuels, difficile de se passer de l’expertise et de l’apport des RH. Un modèle TTM optimisé, avec RH et Achats opérant main dans la main, permet de piloter ses talents de manière plus rationalisée et plus rentable. Mais en l’absence de collaboration, les mauvaises surprises peuvent pleuvoir.

Si les DRH viennent à agir dans leur coin et à prendre le parti de se tourner, de façon totalement indépendante, vers certains fournisseurs, elles risquent de subir des conditions tarifaires peu avantageuses. Il n’est d’ailleurs pas rare que des directions des ressources humaines s’entêtent à ne pas consulter les Achats et continuent d’entretenir des relations à long terme avec des travailleurs indépendants sans vraiment réévaluer les prix. « Le directeur des achats reste et doit rester un persona incontournable, notamment pour les plateformes de mise en relation, mais aussi pour les RH en interne. Par définition, le freelance est un fournisseur de prestations intellectuelles et il doit être traité comme tel ; par les Achats donc. La capacité à mettre sous contrôle les risques et identifier comment ils peuvent prendre forme dans l’entreprise sont des compétences achats. Mais face aux nouveaux modèles qui s’imposent aux entreprises, il est important de rappeler que les RH ont dû élargir leur spectre d’intérêt et voir au-delà des talents dits permanents. Les RH doivent désormais faire avec l’ensemble des personnes qui peuplent l’entreprise », explique Olivier Vallin.

DRH et Achats mettent le cap sur les compétences et font du freelancing un levier RH

Lorsque RH et Achats jouent ensemble, l’entreprise se retrouve en meilleure position pour gérer ses talents externes

Dans ce contexte, directions achats et RH se sont rapprochées, du moins, dans certaines entreprises donc. Chez un grand groupe français, ce sont d’ailleurs les RH qui ont initié le rapprochement et la co-construction avec les Achats. Et ce pour un résultat épatant. « Lorsque RH et Achats jouent ensemble, l’entreprise se retrouve en meilleure position pour gérer ses talents externes. Les premiers ont la main sur la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, c’est-à-dire sur la visibilité sur l’ensemble des compétences et des talents internes et sur ce qu’il manque. Les Achats, eux, amènent les compétences et talents manquants. Les deux fonctions sont en ce sens complémentaires », soutient Olivier Vallin.

La création de valeur aux Achats sur le sujet des prestations intellectuelles et du freelancing va bien au-delà de la réduction de coûts

Dès lors, les Achats poussent plus loin que la simple gestion des coûts : la fonction est un véritable pourvoyeur de talents externes. « Grâce aux RH, les Achats ont ici mis un nom sur le freelancing et ont compris ce que le concept cache, sa réalité et la manière dont il peut impacter positivement l’entreprise ». Au sein du groupe, la décision d’opter pour le freelancing découlait justement de la nécessité d’agir avec agilité pour combler les manques en matière de compétences critiques plus rapidement que les modèles de recrutement traditionnels. Pour favoriser l’innovation, il était plus intéressant d’accéder à un vivier d’expertises à portée de main. « La création de valeur aux Achats sur le sujet des prestations intellectuelles et du freelancing va bien au-delà de la réduction de coûts. Le game changer, c’est la qualité de la compétence intégrée, sans oublier le peu de temps qu’il faut désormais pour la déployer », assure Olivier Vallin.

En coopérant, RH et Achats sont aussi en bien meilleure position pour adresser les attentes des effectifs et les enjeux liés à l’inclusion. Comme l’explique Malt, certains groupes français ont commencé à adopter des tactiques d’innovation sociale « afin de créer des opportunités équitables et de s’adapter au milieu professionnel moderne. » « Dans certains groupes, RH et achats ont élaboré des programmes d’innovation sociale qui ont facilité la transition des seniors vers des rôles d’indépendants », avance Olivier Vallin. Une approche qui permet de soutenir concrètement les objectifs sociaux de l’entreprise, laquelle bénéficie à l’ensemble du personnel.

Les bienfaits de la méthode « BBB » et de connecter ses outils RH et achats

Parmi les stratégies privilégiées, Malt indique que les stratégies TTM les plus efficaces comprennent la méthode « Buy, Build, Borrow » : embaucher du personnel permanent pour les rôles clés (“Buy”), améliorer les compétences des employés en vue de booster la croissance (“Build”) et faire appel à des freelances, des sous- traitants ou des travailleurs à temps partiel pour répondre aux besoins en compétences les plus urgents (“Borrow”). Avec des outils dédiés, comme celui de Malt évidemment, Achats et RH peuvent effectivement associer des freelances à des projets en quelques secondes, en facilitant l’engagement des talents en quelques jours et en maintenant la rentabilité.

Pour favoriser et faciliter la collaboration achats/ RH, la technologie est évidemment un prérequis. C’est avant tout à partir des données, essentielles comme toujours, que les décisions sont prises et stratégies d’embauche à mettre en œuvre sont fondées. Mais dans de nombreuses entreprises, les systèmes d’information restent « cloisonnés » et ne permettent pas vraiment de faciliter la gestion des employés de la supervision des sous-traitants et des travailleurs indépendants. « Les plateformes SIRH (systèmes d’information des ressources humaines) gèrent les employés et l’accès aux technologies de l’information, mais les talents externes sont souvent traités comme une dépense opérationnelle unique, ce qui limite la visibilité des RH sur les talents disponibles, les connaissances et les données financières ».

Connecter VMS, e-procurement, SIRH et outils financiers apparaît donc comme une obligation pour automatiser des tâches telles que l’intégration, la fourniture d’équipements et l’accès aux systèmes, ainsi que la mise en correspondance des compétences dans les bases de données de talents. « L’intégration technologique garantit un suivi budgétaire précis, évitant des problèmes tels que la double comptabilisation des salaires des ETP et la facturation des sous-traitants dans les prévisions. »