Banque Populaire AuRA : « Le label RFAR vient certifier notre engagement auprès de nos fournisseurs »

Pourquoi la BP Aura s’est-elle engagée dans le process de labellisation RFAR (Relations Fournisseurs et Achats Responsables) ?

Déjà parce que nous sommes attentifs depuis longtemps aux sujets de RSE, de réduction de notre empreinte carbone en particulier au sein de notre parc immobilier (rénovation énergétique, réduction de mètres carrés, etc). Sur les achats, nous avions déjà construit notre politique interne d’achats responsables avec des engagements forts sur de nombreux points comme les délais de paiement, l’éthique, les cycles de vie des produits etc. Nous aurions pu rester repliés sur nos efforts et nos process mais nous avons estimé qu’aller chercher la labellisation représenterait un gage de progression continue. De plus, cette labellisation étant très exigeante, cela nous permettait de faire valider par des experts extérieurs à l’entreprise nos manières de procéder, nos objectifs et de mesurer très objectivement l’efficacité de notre politique d’achats responsables.

Ce label nous permet d’être légitimes dans l’accompagnement de nos fournisseurs vers le progrès

Il s’agit aussi d’un atout intéressant en matière de communication non ?

Bien entendu, et c’est très important ! Cela permet de communiquer auprès de nos fournisseurs et de nos partenaires. Auprès de nos collaborateurs également, puisqu’ils sont de plus en plus attentifs à ces questions. Et puis, ce label nous permet d’être légitimes dans l’accompagnement de nos fournisseurs vers le progrès, c’est très vertueux.

Quelle est l’organisation actuelle de votre service achats ?

Nous avons deux acheteurs et un responsable achats, pilotés par un directeur achats et immobilier, qui, lui-même, me rapporte en direct. La direction achats a été créée il y a cinq ans, elle gère une enveloppe annuelle d’environ 100 millions d’euros consacrée à hauteur de 40 % à l’immobilier. Le reste est diffus sur de nombreux postes : monétique, informatique, sécurité etc.

Quels sont les principaux points forts qui vous ont permis de décrocher la labellisation RFAR ?

Le premier est probablement la relation durable que nous nous efforçons de construire avec nos fournisseurs. Nous avons beaucoup travaillé par exemple sur les délais de paiement.

C’est-à-dire ?

Nous affichons désormais une maitrise du délai de paiement fournisseurs à 20 jours. Cela fait partie des points forts soulignés par le label RFAR mais aussi par notre enquête fournisseurs réalisée en septembre dernier. Cela passe par des process efficaces et une forte sensibilisation en interne menée en particulier par les Achats.

Les factures en attente, au-delà d’un certain seuil, sont communiquées périodiquement aux Métiers pour qu’ils agissent

Les factures sont numérisées puis un processus digitalisé et fluide permet de codifier, valider, gérer les délégations de signature pour, en fin de parcours, déclencher le paiement. Un reporting interne est réalisé par la fonction Finance : les factures en attente, au-delà d’un certain seuil, sont communiquées périodiquement aux Métiers pour qu’ils agissent et mettent en œuvre les actions nécessaires au déblocage des factures en question.

Êtes-vous particulièrement attentifs par ailleurs au taux de dépendance de vos fournisseurs ?

Oui, car cela constitue un point essentiel d’une relation responsable et d’un partenariat équilibré. Nous réalisons des rencontres périodiques avec nos fournisseurs pour dresser des bilans d’activité et partager réciproquement les informations essentielles. Nous pouvons par ailleurs nous appuyer sur un outil de pilotage permettant de mesurer le chiffre d’affaires confié à nos prestataires et d’évaluer le taux de dépendance économique. Des seuils d’observation, de vigilance et d’alerte (30 %) sont définis avec des actions de communication et d’informations associées. Le cas échéant, nous définissons avec le prestataire les meilleures options pour réduite son son exposition. Et puis, nos contrats sont pourvus d’une clause de dépendance économique.

Dans quelle mesure les enjeux environnementaux sont-ils pris en compte dans vos étapes d’achat ?

Nos appels d’offres comportent toujours, depuis 2021, des critères liés à la question environnementale. Ce critère est un des facteurs importants de choix mais nous nous plaçons dans une démarche bienveillante et source de progrès. Un fournisseur complètement hors du cadre sera écarté d’emblée. En revanche, d’autres peuvent ne pas être exactement dans les clous mais montrer une volonté de mieux faire. Nous fixons alors des objectifs ensemble et nous suivons l’évolution au fil du contrat. Nous faisons d’ailleurs plus que le suivre puisque nous pouvons aussi l’épauler, l’accompagner sur certains points.

Vous affichez par ailleurs un chiffre de 700 fournisseurs, avec une part d’achats locaux de 80,2 %. Le ratio est important, s’agit-il d’un critère de sélection ?

C’est effectivement un des critères importants car notre fil rouge, globalement, est d’investir dans notre territoire pour créer de la richesse ici et de l’emploi local.

Les démarches pour l’obtention du label RFAR ont-elles été lourdes ? Quelles ressources ont-elles mobilisé ?

Cette labellisation a beaucoup reposé sur les Achats, mais avec un important travail transverse en lien notamment avec la Direction de l’impact. L’audit, la finance, la communication, la banque de la transition énergétique ont aussi été impliquées. Tout cela a été mené entre octobre 2024 et fin 2024 pour une labellisation fin janvier.

Cela a donc finalement été assez rapide car nous avions déjà, depuis l’année dernière, une charte achats responsables. Nous avons pu produire facilement un certain nombre d’éléments de preuves. La labellisation a demandé un gros travail de synthèse mais nous étions parfaitement en ligne dans ce qui était demandé.

Nous envisageons la création d’un hub Achats responsables pour communiquer en interne de manière transversale

Quelle est la feuille de route désormais ? Que souhaitez-vous améliorer encore ?

Nous souhaitons poursuivre et accentuer encore les échanges réguliers entre nos métiers et nos fournisseurs. Nous voulons aussi poursuivre l’acculturation de tous, en interne, à la démarche d’Achats Responsables. Nous envisageons d’ailleurs la création d’un hub Achats responsables pour communiquer en interne de manière transversale.

Concernant les délais de paiement, nous allons poursuivre la rationalisation du processus de traitement des factures et sensibiliser encore plus nos fournisseurs à une facturation rapide. Le maintien d’un délai proche de 20 jours resterait une belle performance appréciée des fournisseurs.