La gestion fournisseur, enjeu de taille pour les PME
Par Mehdi Arhab | Le | Direction ha
À travers un échantillon de 5 000 entreprises, en France, au Royaume-Uni, en Allemagne et en Espagne, Spendesk a établit un rapport qui révèle que les PME ont en moyenne neuf fois plus de fournisseurs que de collaborateurs, mais qu’elles n’ont recours qu’à un quart d’entre eux. Elles dépendent fortement de leurs fournisseurs, mais elles ne le gèrent pas de la meilleure façon qui soit.
En moyenne, les PME comptent neuf fois plus de fournisseurs que de collaborateurs. Et avec une médiane à 800 fournisseurs, la complexité de la gestion augmente fortement à mesure que les entreprises grandissent. Voici l’un des principaux enseignements d’une étude menée et révélée par Spendesk récemment. Celle-ci nous apprend également que nombre de PME ne travaillent plus qu’avec à peine un quart des fournisseurs inscrits dans leur registre. Spendesk assure que cela représente une perte potentielle totale de 1,1 milliard d’euros en termes de temps et de coûts de gestion. Les principaux domaines de dépenses des PME avec les fournisseurs relèvent des services aux entreprises, des voyages d’affaires, de l’entretien et des fournitures de bureau, de la nourriture, des boissons, ainsi que de la vente au détail et des marchandises.
Ces résultats rappellent l’importance pour toute structure, surtout pour les PME, d’adopter une approche plus réfléchie de la gestion des dépenses et de la gestion de la relation fournisseurs. Spendesk estime dans son rapport que le coût de chaque fournisseur inscrit dans sa base approche les 1 000 euros par an. La gestion des fournisseurs (y compris les aperçus holistiques, la négociation et le paiement) constitue en somme un sous-ensemble complexe et de plus en plus important pour la gestion des dépenses d’une entreprise et pour l’élimination des coûts cachés.
Des outils pour fluidifier et faciliter la gestion des achats
Pour s’améliorer en tout point de vue, les PME doivent donc revoir leur manière d’aborder le sujet, aussi bien pour gagner du temps, de l’argent et améliorer la relation avec leurs tiers fournisseurs. L’automatisation offre un gain de temps précieux et permet aux équipes achats et financières de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. La Finance, plus spécifiquement, peut traiter de façon bien plus aisée les factures fournisseurs. Implémenter un outil de gestion des factures, pour en rationaliser la capture et leur approbation peut-être un bon moyen pour les PME de gagner en efficacité. Les systèmes automatisés associent chaque facture fournisseur à son bon de commande, empêchant les factures frauduleuses et dupliquées. Cela nécessite néanmoins d’investir, mais le jeu en vaut la chandelle, tant une gestion hasardeuse peut être coûteuse aussi bien en temps qu’en argent. La relation avec les fournisseurs, elle, ne peut que s’améliorer derrière. Les délais de paiement peuvent être mieux respectés et les équipes financières et achats n’ont plus à traiter une quantité considérable de réclamations et/ou d’erreurs.
La gestion de la relation fournisseur est une tâche ardue pour toute entreprise, encore plus pour une PME. Et suivre manuellement des process achats et d’approvisionnement est extrêmement difficile à gérer, surtout lorsqu’une PME compte bien plus de fournisseurs que de ressources humaines en interne. Plus de la moitié des fournisseurs des PME sont, selon l’étude de Spendesk, payés par carte d’entreprise et seulement 13 % par facturation. Un écart qui suggère une chose : les opportunités d’économies et d’un plus grand contrôle financier sont nombreuses. Mais encore faut-il s’outiller en conséquence.
Un processus d’intégration systématisé des fournisseurs présente par ailleurs de nombreux avantages, notamment en matière de gestion des risques. Les PME pourraient au demeurant consolider leurs dépenses et massifier leurs achats qui peuvent l’être, et ce auprès d’un plus petit nombre de fournisseurs. Elles pourraient également, dans leur renouvellement de contrats, systématiser là-encore plus facilement l’évaluation de nouveaux fournisseurs. Un instant jugé crucial par Spendesk, car il est le meilleur moment aussi pour examiner les méthodes et critères de paiement.
Ne plus gaspiller de temps ni d’argent
Compter de trop nombreux fournisseurs n’a donc que peu d’intérêt, d’autant plus pour une PME. Des plateformes peuvent les aider à y voir plus clair et gagner grandement en efficacité. Celles-ci incluent de nombreuses fonctionnalités et alertent les donneurs d’ordre lorsque leurs contrats arrivent à leur terme. Elles permettent aussi de mieux savoir où va l’argent de l’entreprise et, où les dépenses se concentrent. Identifier ses principales familles d’achats pour agir de meilleure façon reste bien entendu essentiel. La mise en place de cartes de paiement (d’entreprises, virtuelles …) pour fluidifier certaines dépenses peut aussi constituer une réponse de choix.