Pour accompagner sa nouvelle politique de voyages d’affaires, Egis s’appuie sur l’outil Cytric Easy

Utilisateur de la solution Cytric Travel & Expense depuis 2017, Egis a décidé d'étendre sa relation de travail avec le géant Amadeus, en déployant l’outil Cytric Easy. L’entreprise offre ainsi à ses collaborateurs (français, dans un premier temps) une solution de planification et de réservation des voyages d’affaires et de gestion des notes de frais de bout en bout sans jamais qu’ils ne sortent de leur environnement de travail courant ; Cytric Easy permettant en effet de ne pas basculer entre applications.

Le déploiement de la solution n’a de fait engendré aucune difficulté, l’application devant juste être approuvée par la DSI au préalable. « Aucune conduite du changement n’est nécessaire pour ce type de solution. Cytric est facile à prendre en main et est un outil très instinctif. Il nous fallait simplement communiquer sur ses fonctionnalités et ses apports », expose Charles Perron. Pour la petite anecdote, ce dernier avait d’ailleurs pour mission en 2017 de déployer la solution Cytric Travel & Expense en France et sur l’ensemble des filiales du groupe. Il estime d’ailleurs qu’Egis pouvait difficilement espérer mieux, cela pour des raisons de « présentation et de mise en route de l’outil ». « Il nous était difficile de trouver mieux que ce que nous proposait Amadeus avec Cytric Easy », affirme-t-il.

Une montée en puissance continue

Employant plus de 18 000 personnes en tout et pour tout, le groupe international de conseil, d’ingénierie, de la construction et d’exploitation fait face à de gros enjeux en matière de gestion administrative des voyages d’affaires et des notes de frais qui s’ensuivent. Après avoir mené sa barque de manière quelque peu anarchique sur la gestion des notes de frais pendant quelques années, Egis avait donc décidé en 2017 de structurer et digitaliser ses process en la matière pour soulager sa comptabilité. Le groupe avait, à cette même époque d’ailleurs, poussé à la création d’un CSP pour centraliser ses activités comptables. Un pôle note de frais avait alors été constitué en son sein. 

Après avoir fait sa renommée sur la gestion pour la distribution et la vente de services de voyages professionnels, Amadeus a structuré son offre sur la partie gestion des notes de frais. Décrite comme « un challenger » sur ce segment par Charles Perron, l’entreprise a su développer son outil et le compléter. « Nous sommes ravis du travail qu’ils ont réalisé et du développement de l’outil Cytric sur la réalisation des notes de frais. La progression d’Amadeus a été très importante et rapide », commente le mobility manager du groupe. Désormais, plus aucun justificatif papier n’est envoyé au service comptabilité.

Une nouvelle politique voyage qui implique l’arrêt des déplacements non essentiels

Outre la dématérialisation des demandes de réservation et de la gestion des notes de frais, Cytric permet aux collaborateurs de prendre des décisions plus réfléchies dans leurs choix de mode de déplacement. L’outil intègre en effet un comparateur de coûts et d’émissions carbones, qui leur permet de privilégier le mode de transport (le plus) adapté. Une aubaine pour Egis bien entendu.

Nous ne pouvions intégrer cette notion que si nos outils sont à la pointe et si nos process sont digitalisés

Et pour cause, la nouvelle politique de voyage et de mobilité du groupe implique la réduction et l’optimisation des déplacements professionnels. Egis y a d’ailleurs intégré la notion « d’essentialité des déplacements », privilégiant désormais des modes de mobilité plus douce, à faible teneur carbone. Cela pour satisfaire sa politique environnementale, mais aussi pour des raisons de coûts. Une chose qui n’aurait pas été possible non plus sans le recours à une solution digitale. « Nous ne pouvions intégrer cette notion que si nos outils sont à la pointe et si nos process sont digitalisés ».

Les déplacements non essentiels sont à exclure

« Depuis la fin de la crise Covid, nous avons constaté une hausse importante des coûts de déplacement. Par ailleurs, Egis est une entreprise très en avance sur les sujets de décarbonation. Nous devons être vertueux et propres sur tous les plans. Et cela implique de changer notre approche sur la mobilité. Les déplacements non essentiels sont donc à exclure ; des réunions pouvant se tenir à distance  désormais. Le déplacement le moins carboné est celui que l’on ne fait pas. Nous devons nous déplacer que lorsque nous y sommes obligés », estime Charles Perron. Ainsi, l’usage du train plutôt que de l’avion, lorsque cela est possible et que le trajet n’excède pas quatre heures, est par exemple priorisé. Au-delà, une réflexion se pose bien évidemment pour ne pas dégrader les conditions de voyage et le confort des salariés en déplacement. « C’est une question de QVT que nous ne pouvons omettre », rappelle Charles Perron.

L’optimisation des déplacements comme objectif

Au demeurant, grâce à son partenariat avec Microsoft et l’intégration de son outil dans Teams, autre outil collaboratif bien connu, Amadeus permet à ses clients, du moins à leurs collaborateurs, de s’accorder sur leurs réservations. Un autre point qui a évidemment séduit Egis et son mobility manager, puisque l’entreprise peut ainsi optimiser ses coûts et limiter son empreinte environnementale. Egis parvient également à apprécier de façon plus précise le ROI des déplacements de ses collaborateurs. Et cela, il faut bien l’avouer, n’a pas de prix. « Intégré dans Teams, Cytric Easy permet au collaborateur de savoir lequel de son collègue va se déplacer au même endroit que lui. Ainsi, ils vont pouvoir s’entendre sur leur manière de se déplacer, en privilégiant le même vol, le même train ou le même taxi sur leur lieu de rendez-vous s’ils ne sont pas partis du même endroit », conclut Charles Perron.