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TF1 : « La labellisation est une initiative d’entreprise »

Par Mehdi Arhab | Le | Éthique et conformité

Stéphane Smith, directeur des achats hors programmes et contenus de TF1, revient sur la démarche de labellisation RFAR du service achats du groupe télévisuel français le plus célèbre. Son credo : agir en donneur d’ordres responsable et construire des relations équilibrées avec ses tiers, pour in fine générer de la performance et maîtriser au mieux les risques.

Stéphane Smith, directeur des achats hors programmes et contenus de TF1 - © D.R.
Stéphane Smith, directeur des achats hors programmes et contenus de TF1 - © D.R.

Quelle est l’histoire entre le Label et TF1 ? 

La direction des achats de TF1 existe depuis 2008 et dès le départ, nous avons travaillé sur une stratégie achats responsables, dans la droite lignée de la politique RSE portée par le Groupe Bouygues. Cela s’est notamment traduit en 2012 par la signature de la Charte Relations fournisseurs et achats responsables, puis par une première labellisation qui remonte à 2014. 

Le cadre de la labellisation relève d’un processus de certification exigeant et lors du premier renouvellement, nous nous sommes posé la question de notre aptitude à déposer à nouveau un dossier solide

Le cadre de la labellisation relève d’un processus de certification exigeant et lors du premier renouvellement, en 2017, nous nous sommes posé la question de notre aptitude à déposer à nouveau un dossier solide pour obtenir le label. Le contexte était quelque peu compliqué, car les collaborateurs en charge de du processus pour la première labellisation avaient quitté la structure achats.

Nous repartions donc d’une certaine manière à zéro, avec une nouvelle équipe et beaucoup d’incertitudes, notamment sur les moyens à déployer. Nous avons néanmoins pris la décision de nous lancer et nous avons finalement décroché pour la seconde fois le label RFAR. Le deuxième renouvellement est intervenu en avril 2022. Nous étions bien lancés et les équipes en place étaient celles qui avaient piloté les actions menant à notre premier renouvellement. Connaissant tous les rouages du processus, nous ne nous sommes alors posé aucune question pour se lancer une nouvelle fois dans l’aventure.

Qu’est-ce que cela demande en matière d’organisation ? 

Notre organisation achats est organisée autour de six acheteurs qui, selon les années, administrent 350 à 400 millions d’euros d’achats. Chacun est spécialisé dans un domaine, comme les achats informatiques, travel, média et marketing … Nous comptons également des alternants, stagiaires et une assistante pour nous soutenir au quotidien. Une des membres de l’équipe est référente achats responsables. Ces derniers temps, son agenda est réparti à 50 % sur des tâches opérationnelles liées à son métier d’acheteur et à 50 % sur les enjeux RSE qui entourent le groupe. En phase de candidature, nous nous mettons en ordre de marche quatre à six mois auparavant, de manière à anticiper au mieux le long travail de mise à jour documentaire à réaliser. Cela représente l’équivalent d’un demi-ETP. L’échéance se rapprochant, une deuxième personne au sein de l’équipe est mobilisée à hauteur de 70 % de son agenda.

Le périmètre de responsabilité de la direction des achats se pose sur le processus Source-to-contract

Pour les mises sous revue effectuées chaque année, nous commençons à plancher et préparer les dossiers sur lesquels nous sommes attendus deux mois à l’avance. Un point est à souligner : le périmètre de responsabilité de la direction des achats se pose sur le processus Source-to-contract ; la partie Purchase-to-pay étant rattachée à un autre manager, avec lequel je travaille en étroite collaboration ; un impératif puisque parmi les critères d’évaluation, l’un d’eux est attaché aux délais de paiement. Un focus est effectué hebdomadairement à ce sujet, afin de nous améliorer en la matière. 

Quelles actions avez-vous mis en place ?

Si nous ne sommes pas les seuls responsables du respect des délais de paiement de nos fournisseurs, nous tâchons d’améliorer nos délais, en intégrant les acheteurs dans ce processus global. Un comité processus « achats hebdomadaires » a aussi été institué. Chaque semaine, durant une heure, les acteurs de la finance, de la comptabilité et des Achats se réunissent pour évoquer la partie PtoP et les projets en cours, afin de juger de l’efficacité de nos actions. 

Par ailleurs, depuis le début d’année, l’un de nos gros enjeux s’établit sur la décarbonation de nos achats. Nous allons, par exemple, prochainement intégrer des clauses carbones dans nos contrats cadres futurs et renforcer les critères d’évaluations des offres relatifs à nos exigences RSE. Au-delà du Label, nos acheteurs doivent satisfaire des objectifs RSE forts. Ceux-ci n’ont cessé d’évoluer depuis 2008. Nous avons évidemment mis en place un dispositif contractuel équilibré et respectueux dans l’ensemble de nos contrats, avec la prise en considération de mesures relatives à l’éthique, l’environnement, les droits humains et la pratique achats responsables.

Nous avons bâti une cartographie des risques et un process d’évaluation RSE a été pensé ; nos fournisseurs à risques et stratégiques étant en effet évalués via la plateforme de notre partenaire EcoVadis. Cela nous permet de valider les engagements pris par nos fournisseurs vis-à-vis de notre groupe, en cohérence avec notre politique achats, d’identifier leurs bonnes pratiques et leurs marges de progression. Nous mesurons l’impact environnemental de toutes nos catégories d’achats afin de prévoir de la meilleure manière qui soit les plans d’amélioration à instaurer. Le recours à des structures de l’économie sociale et solidaire est par ailleurs un axe privilégié par la direction des achats.

Nous avons organisé en mars dernier notre première convention fournisseurs, en présence d’une centaine de nos fournisseurs réguliers

Nous avons organisé en mars dernier notre première convention fournisseurs, en présence d’une centaine de nos fournisseurs réguliers. Cette matinée a permis, à travers de nombreux temps d’échange et des tables rondes, de familiariser nos partenaires sur toutes les pratiques RSE engagées par le groupe.

Comment cela se traduit-il dans les opérations de vos fournisseurs ?

Nous nous fixons des objectifs de croissance à leur côté. Nous adressons également sur le dernier trimestre 2022, 78 de nos fournisseurs dans notre plan de décarbonation. Tous sont positionnés sur nos familles d’achats prioritaires et les plus « carbonées ». Nous avons en ce sens des objectifs d’intégration de critères RSE dans nos appels d’offres, avec une fixation dans notre nouvelle politique générale d’achats d’un seuil minimum de critères RSE de 15 %. Sur la partie éthique et conformité, les acheteurs alertent également les opérationnels sur la nécessité de recourir à des mises en concurrence, afin de gagner en transparence. 

Sur les aspects relatifs aux délais de paiement, nous avons constaté au fil du temps que nous avons un problème majeur : un certain nombre de nos commandes ne sont pas passées dans les temps. Si la commande est passée tardivement, nous payons de fait en retard, peu importe notre qualité et savoir-faire sur le reste du processus P2P. Pour améliorer cette situation, nos acheteurs sont objectivés sur leur aptitude à inciter les opérationnels à passer leurs commandes dans les temps ; cela dès que le contrat est conclu. Limiter ce délai nous permettra de réduire le délai de traitement global.

De quelle manière le top management du groupe perçoit-il vos initiatives ? 

Cette démarche est portée par Philippe Denery, directeur général adjoint finance et achats du groupe, mais également par la direction des ressources humaines à laquelle la direction du développement durable est rattachée. Ce sont les deux sponsors majeurs de notre démarche achats responsables. Chaque démarche de renouvellement du Label est présentée à notre direction générale ; le dernier exposé ayant été fait au cours de l’année 2021. Nous y présentons tous les bénéfices, les difficultés et les alternatives possibles. Néanmoins, il n’existe que très peu de procédures similaires au parcours national des achats responsables. Le Label RFAR reste la solution la plus adaptée à nos besoins.

Sur quels types d’outils digitaux vous appuyez-vous pour peaufiner votre politique achats ?

Plus que sur la partie sourcing, nous souhaitons nous outiller sur l’angle de l’évaluation du risque

Nous menons un travail depuis quelques mois pour améliorer le pilotage de la relation avec nos prospects et capitaliser au mieux sur la donnée échangée. Plus que sur la partie sourcing, nous souhaitons nous outiller sur l’angle de l’évaluation du risque ; cela afin de mieux qualifier le risque conformité, le risque financier et le risque RSE. Nous comptons un outil d’e-procurement pour le segment d’achat prestations intellectuelles, lequel nous permet de piloter le sourcing, de publier nos appels d’offres et d’opérer notre analyse. Sur la partie transactionnelle, nous nous appuyons sur une solution portée par SAP, sur laquelle nous avons customisé une interface de saisie afin de centraliser les informations - création du fournisseur, statut de la commande, statut de la facture - à destination des utilisateurs.

De notre côté, nous nous sommes dotés de Per Angusta afin de piloter notre activité, les dossiers que nous traitons et d’examiner la performance économique que nous générons. Au moyen de cet outil, nous extrayons des statistiques comme le nombre de dossiers engagé via mise en concurrence vs gré à gré ; ou le nombre de dossiers ayant intégré des critères RSE … C’est un outil modulaire et paramétrable qui présente parfaitement les KPI que nous nous sommes imposés.

Quels sont les gains de performance que vous tirez dans vos démarches de renouvellement ?

Il ne faut pas percevoir une démarche de labellisation comme une tâche qui incombe seulement aux Achats. C’est une initiative d’entreprise. Nous sollicitons dans notre action plusieurs directions impliquées, comme la Finance, la RSE, la Compliance. Cela prouve que les Achats s’inscrivent bien dans le groupe et toutes ses actions. 

Le Label apporte deux choses : une feuille de route et des objectifs précis d’une part et de la visibilité interne et externe d’autre part.

S’intégrer dans un projet pareil est hyper motivant et responsabilisant pour nos équipes. Maintenir une « culture Label » fédère grandement et permet aussi de mettre en lumière notre démarche achats responsables. Une démarche achats responsables peut être poussée sans même ambitionner l’obtention du Label bien-sûr, mais il apporte deux choses : une feuille de route et des objectifs précis d’une part et de la visibilité interne et externe d’autre part.

Ne pas avoir le Label ne signifie pas qu’une structure manque de maturité en matière d’achats responsables, néanmoins, le Label permet de la piloter et de maintenir une dynamique favorable et challengeante.

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