Le triptyque Achats, Métiers et Finance détient les clés du juste besoin
Un atelier-débat des HA Days Indirects et Sauvages des 16 et 17 octobre sur le juste besoin. Beaucoup d’acheteurs voient la performance négociée dans les contrats s’évader sous l’effet des usages hors de contrôle des prescripteurs. D’autres n’ont même pas le loisir de remettre en question le besoin avant d’arriver au contrat. Dans tous les cas, c’est dans une relation équilibrée sous l’égide de la Finance que se trouve la solution.
Comment instaurer une collaboration efficace entre Achats, Métiers et Finance ?
Les trois points clés du débat
Associer la Finance dès l’amont et jusqu’au suivi d’exécution pour une vision transverse et des décisions étayées.
Asseoir la légitimité des achats par l’acculturation métier, le terrain et un questionnement méthodique du besoin.
Mesurer ‘dans la vie réelle’ : adoption des contrats, options et indexations, croisement devis-factures et responsabilités partagées.
Pour les directeurs et responsables achats indirects réunis par cet atelier débat des HA Days Indirects et Sauvages, la tutelle active de la Finance est source de bienfait.
« La Finance est la seule à avoir la vue transverse : demandes, commandes, factures. L’associer dès l’amont évite les angles morts. »
« On ne se contente pas du budget; on capitalise sur les retours d’exécution : litiges, options oubliées, clauses mal adaptées. »
« Sans validation budgétaire formelle, pas de sourcing : « no budget, no sourcing ». Ça protège les équipes et la dépense. »
« Les moments de tension financière sont féconds : ils obligent au dialogue, fixent des objectifs partagés et font progresser la coopération. »
L’acheteur doit s’affirmer pour questionner le besoin des prescripteurs
C’est par un mélange de méthodologie dans le questionnement, de compréhension du métier du prescripteur et dans les cas les plus techniques, de connaissances concrètes et d’expérience que l’acheteur trouve sa place en amont des actes d’achats.
« Le prescripteur exprime souvent une envie du mouton à cinq pattes. Notre rôle est de ramener au standard utile : le mouton à quatre pattes suffit. »
« On va sur le terrain : comprendre les contraintes, ouvrir devis et factures, puis challenger directement le besoin. »
« Nous posons les « cinq pourquoi ». Ça prend du temps, mais installe une posture : la prochaine fois, le besoin arrive mieux cadré. »
« Monter en expertise achats et acculturer au métier : visites terrain, échanges avec le juridique, veille fournisseur. C’est la base pour être légitime. »
La performance achats se joue aussi après la signature
La signature n’est qu’un jalon : la réalité de la performance se joue dans l’adoption, le pilotage et la traçabilité des dépenses.
« Nous avions négocié le kilomètre, pas les options ; 60 % de la dépense échappait au contrat. L’analyse de la dépense a recadré le sujet. »
« Une control tower valide les paniers ; ensuite, contrôleurs de gestion et achats croisent prix unitaires et factures pour sécuriser la performance. »
« OPEX : on compare à N‑1. CAPEX : on mesure versus budget alloué. La responsabilité est partagée entre Finance et Métiers. »
« Évitement de coûts, indexations maîtrisées, taux d’adoption des contrats : la performance vit dans l’usage autant que dans la négociation. »